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Définition exacte de la GED ( gestion électronique des documents )

Quel est le rôle exact de la gestion électronique des documents ?

La GED est dotée de diverses fonctions lui permettant de manier et d’orchestrer des dossiers reçus par ordinateur dans le but de les informatiser entièrement. Ce logiciel spécialisé est capable d’aborder toutes les phases de vie d’un écrit, que ce soit au moment de la prise en compte, c’est à dire au tout début du programme jusqu’au classement final.

Quelles sont ses principales compétences ?

– il y a dans un premier temps le tri de tous les manuscrits à traiter puis,
– l’archivage pour assurer l’exhaustivité, la fiabilité et l’enregistrement des documents pour garder des traces,
– la propagation, la modification et l’homologation de tous les dossiers avant de les diffuser,
– l’avantage appréciable de pouvoir diminuer les frais liés au papier grâce à son fonctionnement,
– l’accès omniprésent aux différents documents à régler,
– la réforme intéressante et appréciable de tout ce qui concerne l’indexation et la prospection, et des formalités reconnues de qualité.

En quoi consiste la gestion commerciale ERP

La gestion commerciale ERP est la planification des ressources de l’entreprise et son système permet de récupérer et de vérifier la provenance des renseignements. Ce système inclut:

– la comptabilité des achats et des ventes,
– le management commercial,
– la facturière technico-commerciale consacrée aux distributeurs,
– le contrôle de gestion,
– la gestion des stocks.

Que faut-il faire pour obtenir l’installation réseau ?

Pour prétendre à l’installation réseau et pouvoir se servir de la GED, les utilisateurs doivent être en possession d’un navigateur web comme internet, explorer,firefox, safari ou encore chrome. Aucune modification n’est à effectuer par les informaticiens sur les ordinateurs des personnes qui vont se servir de la gestion électronique des documents.

Ce qu’il faut savoir sur la Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents ou GED consiste à organiser, structurer et homogénéiser les documents électroniques au sein d’une organisation. La GED est un des piliers majeurs de l’éditique et de nombreux éditeurs de logiciels de gestion commerciale ERP fournissent des solutions pour indexer, classer et stocker les documents électroniques.

L’acquisition des documents et leur numérisation
Des solutions de GED comporte généralement un produit ou un outil pour acquérir et numériser des documents. Ces numérisation s’appuie sur des scanners et des logiciels de reconnaissance optique, notamment pour identifier les informations nécessaires pour le classement des documents (reconnaissance de police de caractère, codes à barres, OCR, Datamatrix…). Cette numérisation se dote généralement d’une installation réseau pour connecter l’ensemble des scanners à la solution.

Cette numérisation permet de limiter le stockage des documents sous forme papier (destruction uniquement si cela est autorisé ou si le format électronique fait office de valeur probatoire).

Indexation des documents électroniques et leur traitement
La numérisation des documents ou leur production via un logiciel de composition ou de transformation doit être accompagnée d’une phase d’indexation, permettant à l’outil de GED de les identifier, les classer et les stocker.

Cet indexation peut se faire par le biais d’un fichier d’index (texte, XML), associé à un fichier à mettre en GED. Le fichier d’index contient une ligne ou une section par document (ou client) contenu dans le fichier de données. Cette ligne (ou section) donne les informations nécessaires pour le stockage, l’identification et la classification du document.

Une autre technique pour la gestion électronique des documents consiste à insérer des métadonnées dans les fichiers à mettre en GED. Cela se traduit par l’ajout de Bookmarks pour les PDF, TLEs ou NOPs pour les AFP ou des commentaires pour les fichiers PostScript.

Le stockage des documents
Pour des raisons légales, certaines données doivent être stockées pour une longue durée (par exemple, 10 ans). Cela nécessite un espace de stockage en adéquation avec la volumétrie, des procédures de sauvegarde pour pallier aux sinistres éventuels (incendie, pannes matérielles…) et la possibilité de mettre en place un système redondant sur plusieurs sites physiques ou installation réseau, pour réduire les risques de perte de données.

Les solutions GED ou gestion commerciale ERP doivent respecter les réglementations en vigueur (stockage des documents identiques à ceux produits initialement, récupération d’identifiant du client, adresse…).

Consultation et réédition de documents
Au travers d’une interface, l’outil de GED met à disposition les moyens nécessaires pour consulter et rééditer un document stocké. Un client peut ainsi demander à ce que soit rééditer un document (pour des raisons juridiques ou de vérification). Certains éditeurs proposent des interface en Client Léger, et des API pour permettre d’extraire les documents via un système tiers.

Workflow et mécanisme de mise en GED
La plupart des éditeurs de solution de GED propose des mécanismes de Workflow d’approbation et de suivi du cycle de vie des documents. Cela permet de connaitre par exemple le statut d’un document, de sa création ou numérisation jusqu’au stockage et son éventuelle réédition.
L’approbation de la numérisation ou stockage peut s’appuyer sur plusieurs étapes pour sécuriser le processus et s’assurer que seuls les documents validés peuvent être stockés.

GED ou Gestion électronique des documents

Définition : la Gestion Électronique de Documents (GED) est un « ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion ».

Il faut savoir que de nos jours, les fichiers ou archives électroniques ont un rôle dans la plupart de nos activités sociales, personnelles ou professionnelles et ont supplanté le support papier. Avant développement du monde de l’informatique et de l’accès pour tous à internet les documents étaient copiés, archivés avec tous les problèmes de conservation dans le temps.

GED et ses avantages :
• Les documents d’une même entreprise sont stockés sur une base et consultables rapidement même à distance et surtout cela évite la dispersion des documents et garantit leur conservation.
• L’entreprise peut créer ses documents, les corriger, les transférer, et même les détruire par le réseau intranet.

Il faut bien comprendre que l’archivage a pour objet la gestion de vie d’un document, soit temporaire soit, pour un temps, indéterminé. Le but n’est pas l’application des nouvelles technologies, mais la possibilité de choisir ce qui est le plus approprié à nos besoins.

GED et Sécurité :
• Sauvegardes qui peuvent enregistrer sur CD ou Serveur Dédié.
• Paramétrage sur le système GED pour éviter toute erreur de saisie.
• Code d’Accès (Login) et Mot de Passe à tout utilisateur.
• Cryptographie et Signature Électronique peuvent également être ajoutées pour plus de sécurité.
• Conservation de l’historique de tous les intervenants pour pouvoir si nécessaire repérer une atteinte volontaire à l’intégrité des documents.

GED Aspect Juridique et Valeur Légale :
La numérisation ou création en ligne des documents est encore un sujet à débat du monde juridique. Le document écrit original est aujourd’hui la seule preuve valable pour la loi française, avec une durée de prescription légale de 10 ans.

Toutefois, il existe dans la loi du 13 mars 2000 « Art. 1316-1. – L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier,sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

GED et Logiciel :
L’exploitation du système GED passe par l’acquisition d’un logiciel et ce choix en plus des fonctions offertes doivent correspondre aux besoins réels de l’entreprise.

Quels sont les documents à archiver ?

Une entreprise manipule des centaines de documents chaque année. Une gestion électronique des documents s’impose pour éviter tout dysfonctionnement entre les services à cause d’une pièce égarée ou perdue.

Quels sont les documents à archiver ?
Tous les documents qui jouent un rôle crucial dans l’activité de l’entreprise doivent être bien stockés. Ces derniers peuvent prendre la forme de documents scannés, de fichiers informatiques tels que textes, tableurs, photos, vidéos, etc. Leur contenu peut être de diverses natures : contrat avec les fournisseurs, cahiers des charges des clients, contrats de travail ou bons de commandes par exemple.

L’intérêt de la gestion informatisée des documents
Les documents ont pour mission de rendre aisée la traçabilité d’une opération. On les sort immanquablement en cas de litige, car ils servent de preuve. Ce ne sont pas tous les dossiers qui circulent dans l’entreprise qui sont pourtant gardés, d’où également l’intérêt de déterminer leur durée de vie. L’utilisation d’un logiciel facilite nettement leur stockage numérique. Cet outil permet aussi de fixer quels sont les départements qui y ont accès et ceci n’est possible que grâce à l’installation réseau de la base de données. L’adoption d’une solution informatisée réduit l’archivage de documents papier qui est trop coûteux et difficile à administrer.

L’utilisation concrète d’un logiciel dans la vie quotidienne de l’entreprise
Concrètement, chaque pièce doit être disponible à n’importe quel moment dès qu’elle est sollicitée par un département. C’est le logiciel d’archivage qui permet d’harmoniser le travail entre les services, puisque la communication passe mieux entre eux. En effet, un utilisateur n’a plus besoin que le document lui arrive par le cahier de transmission avant de traiter les données qui lui sont nécessaires. Une facture bouclée par un vendeur sur un logiciel de gestion commerciale ERP est par exemple immédiatement consultable par la comptabilité. La circulation manuelle du document est ainsi supprimée, car elle réduit le temps de réactivité des décideurs en étant trop chronophage.

Qu’est-ce que la GED ?

De nombreuses entreprises optent aujourd’hui pour la gestion électronique des documents. C’est une technique qui est aujourd’hui présente dans les différentes entreprises que ce soit des TPE, PME et notamment des grands groupes.

Qu’est-ce que la GED ?

Quelle que soit sa taille, une entreprise utilise des documents papiers pour faire circuler les différentes informations. Ces documents suivent un cycle de vie commun à savoir : le classement, la retrouvaille, la distribution ou la publication. Pour les besoins de l’entreprise, ils sont imprimés et reproduits plusieurs fois, d’autres sont archivés ou détruits lorsqu’ils prennent trop de place. Ce qui présente des dépenses supplémentaires, du désordre ou même des fuites d’informations. La GED est une alternative à ces papiers puisqu’elle consiste à manipuler des dossiers électroniques.

Ses avantages

La gestion électronique des documents est aujourd’hui optée par de nombreuses entreprises premièrement parce qu’elle permet à l’employé de trouver dans son ordinateur les documents indispensables pour son travail. Puisque grâce à l’installation réseau, il lui suffit de quelques clics pour trouver le document qu’il cherche. Aussi, ce système est économique dans le sens où l’entreprise diminue l’achat de papier ainsi que les tâches y afférentes. Au lieu de perdre du temps à trouver un document, l’employé optimise sa productivité. Et enfin, la sécurité des documents est optimisée grâce aux contrôles d’accès et de modification des documents. De plus, le document est unique, il n’y a pas de risque qu’un doublon s’échappe.

La gestion commerciale ERP

Souvent confondue avec le CRM, la gestion commerciale ERP est une forme de GED qui est spécialisée pour les processus commerciaux. Il permet d’avoir dans un meilleur délai un document indispensable à la vente d’un produit ou d’un service. Grâce aux différents réglages pendant l’installation réseau, l’information peut être aussi accessible aux départements qui ont en besoin. La solution ERP est souvent utilisée dans la production, la vente, la chaîne d’approvisionnement, la comptabilité et finance. Mais il peut également servir aux ressources humaines.

Les progiciels les atouts d’une Entreprise

De nos jours, afin d’optimiser leurs performantes, tant au niveau administratif, comptable que commercial, les Institutions, petites ou grandes s’informatisent et utilisent des progiciels de gestion intégré (ERP).

La gestion électronique des documents GED ou Gestion commerciale ERP apparaissent, aujourd’hui, comme d’indispensables outils.
Il existe des logiciels de gestion multi-Etablissements pour une large diffusion et des logiciels spécifiques créés essentiellement pour une entreprise.

La dématérialisation garante de la sécurité et de la fiabilité:

Un gestion administrative et comptable demande un flux colossal, mais essentiels, de documents. Ces écrits nécessitaient un traitement manuel de classement, d’archivage très important. Heureusement la numérisation a apporté un gain considérable de temps, de place, d’organisation et la protection assurée des pièces. La gestion électronique des documents permet également le partage et l’échange, des informations digitalisées, entre collègues.

Maîtriser son stock, ses ventes, sa facturation.

Connaitre ses Avoirs et pouvoir proposer un produit disponible à ses clients apporte une image de sérieux et de professionnalisme.
La gestion commerciale ERP vous accompagne tout au long du cursus de vos produits :
* de la fabrication, s’il y a lieu, ou des commandes à vos grossistes,
* de la tenue et du suivi du stock.
* la constitution de devis,
* la création des factures
et jusqu’à l’incrémentation des statistiques.

Les déploiements informatiques, pourquoi une installation réseau informatique ?

Que les Entreprises soient locales avec une seule base bureautique mais plusieurs bureaux ou nationale avec des besoins d’échanger des données, une seule évidence l’ installation réseau partagé. Fini les courriers qui n’arrivent pas, les sauvegardes hasardeuses qui pouvaient se perdre, maintenant les renseignements sont accessibles en réseau. Ce système met à votre disposition un serveur de messagerie interne, donc instantané, des outils collaboratifs. La zone de stockage permet l’accès à tous les appareils reliés de compulser ou éditer tous les dossiers, textes, fichiers entreposés.

Moderniser le système d’information

Le signe du progrès au sein d’une entreprise c’est l’automatisation du flux d’informations et l’efficacité lors de la transmission d’une donnée à destination de diffèrent service au niveau interne. Le flux d’information est souvent sous forme de documents qu’ils soient papiers ou électroniques. D’où l’intérêt d’avoir une solution de gestion électronique des documents en plus d’une gestion commerciale ERP.

Dématérialisation et centralisation

Les enjeux de la mise en place d’une gestion électronique des documents sont multiples. Le plus important est l’élimination d’une manière progressive de l’utilisation du papier. Aujourd’hui il existe pleins de techniques afin d’assurer l’authenticité d’un document et son intégrité. Ce qui permet la possibilité de s’en passer du document papier. De plus, il est question de centraliser toute la documentation existante et rend le stockage simple à administrer, sans oublier la simplification de la réplication de la sauvegarde.

Algorithmes de recherche et d’indexation

Aujourd’hui, nous sommes habitués à la rapidité extrême lors d’une recherche d’information, notamment sur internet grâce à Google qui compte des millions d’algorithmes de référencement et d’indexation. Aujourd’hui en plus d’une installation réseau au sein d’une entreprise, n’importe quel document devient accessible aussi via une GED. Plusieurs solutions sont disponibles sur le marché, des plateformes qui s’adaptent parfaitement à tous types de besoins et pour chaque budget.

Diffusion et travail collaboratif

Parmi les difficultés du monde du travail c’est la gestion d’une documentation, puis permettre l’évolution de cette documentation sans exclure la possibilité de faire intervenir plusieurs personnes sur un document donné. La gestion des versions de chaque document devient un casse tête. Il devient crucial de disposer d’outil tel la gestion commerciale ERP et une installation réseau efficace entre chaque utilisateur, pour permettre une diffusion maximal.

La gestion électronique des documents

La Gestion électronique des documents est la façon dont une entreprise utilisant des programmes informatiques et de stockage d’informations gère ses différents types de documents.

Pourquoi un GED ?

Un système de Gestion électronique des documents (GED) permet à une entreprise et à ses utilisateurs de créer un document ou la sauvegarde d’une copie papier sous forme électronique. Autrement, la GED peut gérer des documents sous forme d’image, vidéo, audio, ou textes. Un système de GED fournit habituellement une vue unique de plusieurs bases de données et peut inclure même des scanners pour la sauvegarde des documents, des imprimantes pour la création de copies papier.

Pour relier ces différents dispositifs la GED doit faire appel à un réseau qui comprend des appareils de stockage tels que: des systèmes de disques indépendants, un serveur et des programmes de serveur permettent la gestion des bases de données. Donc, une installation réseau réunissant tout ces dispositifs est nécessaire. Cette installation réseau nécessitera du matériel réseau tels que des routeurs, des commutateurs, des hubs, etc.

La GED doit répondre à certaines procédures de gestion des documents.

Tout système GED doit se conformer à des systèmes d’acquisition des documents par exemple: la numérisation des documents en papier, leur indexation, leur classement, l’archivage, la manière d’accéder aux documents, leur diffusion, etc. La GED permet à l’organisation ou l’administration d’assurer la collaboration, la capitalisation et l’échange des différentes informations. Elle prend en considération le besoin de gestion des documents suivant leur durée de vie réglementaire, depuis leur création jusqu’à leur archivage.

La gestion commerciale ERP un exemple de système de gestion électronique d’une entreprise.

Le mot ERP qui désigne en anglais « Enterprise Ressource Planning » est appelé chez les les francophones par PGI (Progiciel de gestion intégré). Ce système de gestion commerciale et administrative de façon électronique est utilisé pour répondre à certaines caractéristiques qui permettent: l’unification des actes administratifs, la mise à jour en temps réel de l’information qui se répercute sur tous les modules associés, le suivi facile de l’origine de toutes les informations, la gestion commerciale ERP, la couverture de tous les systèmes d’informations à moins que la société ne décide d’installer que quelques modules de l’ERP, etc.

Entreprise

Strategik est une société active dans le marketing digital et le E-commerce.

La passion médiévale

Avec la multiplication des reconstitutions et des foires médiévales, de plus en plus de monde se passionne pour le Moyen-Age.  Ainsi, lors des foires médiévales, la plupart des participants sont déguisés.  De la même façon, toutes les personnes qui tiennent un stand lors de ces foires sont également déguisées avec une tunique, un ensemble Siegfried ou en gente dame.

Si vous cherchez des articles du Moyen-Age, il existe une boutique médiévale appelée Esprit-medieval.com.  Cette boutique en ligne propose une large gamme d’épées, de costumes, d’armures, et de casques médiévaux.  Spécialisée dans ce domaine, cette boutique propose des produits d’excellente qualité.

Il faut noter qu’au Moyen-Age, les costumes ont une grande importance et permettaient de refléter la place de chacun dans la société.  Ainsi, le noble ne s’habillait pas de la même façon que le paysan ou le moine.  Les costumes portés par chacun permettaient d’identifier clairement qui ils étaient.

Certaines étoffes précieuses, fourrures et même couleurs étaient réservées aux souverains.

Il est à noter que jusqu’au 14ème siècle, les formes de vêtements étaient assez semblables.  Le vêtement basique était une longue chemise resserrée à la taillé.  Dans la bourgeoisie et la Noblesse, les tenues étaient plus recherchées et la mode existait déjà.

Au niveau de l’armement, l’épée était l’objet de référence tant pour attaquer l’ennemi que pour se défendre.  La première fonction de l’épée était d’éviter à son porteur de se faire tuer.

L’armure médiévale était aussi un élément-clé lors des batailles afin de protéger l’ensemble du corps des coups ennemis.

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