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Principe de la GED

Destinée spécifiquement aux entreprises et aux organisations, la Gestion électronique de document (GED) indique une méthode informatisée qui vise à gérer et à organiser les documents ainsi que les informations. Le sigle GED inique également les logiciels qui permettent la gestion de Multidata.

Principe de la GED

Le principe de la GED rassemble 5 points importants par rapport au traitement Multidata. D’abord, l’acquisition, elle concerne à la fois les documents existants au sein de l’entreprise ou de l’organisation et les documents produits. Ce phénomène d’acquisition concerne aussi les documents en papier après numérisation et les documents électroniques. Après l’étape d’acquisition vient ensuite la prochaine étape s’intitulant le classement. Une fois entrés dans le système de GED, les documents pourront être retrouvés si facilement. Pour ce faire, ils devront être indexés par type ou par des mots-clés. L’indexation par type se caractérise par l’utilisation des métadonnées, c’est-à-dire le type, l’auteur, le titre… Pour faciliter les tâches de recherche, le GED peut rassembler les documents par mots clés ou concepts. La troisième étape se fait à travers le stockage des documents. Il ne faut surtout pas sous-estimer cette étape puisque sa négligence pourra être fatale pour l’organisation. La quatrième et la dernière étape concernent la diffusion des documents et les archivages.

Que faut-il faire pour bénéficier de la GED ?

Étant donnée la complexité de traitement de données, certain site internet offre un service collaboratif pour aider les entreprises en difficultés. Pour en savoir plus, il faut visiter le site internet spécialisé de ce domaine. Il offre des devis de GED seulement en quelques minutes après la demande. Malgré le cout de la mise en place si élevé, la GED est très avantageuse pour une organisation en pleine expansion. Afin d’en savoir plus, le site spécialiste en matière de la GED explicite clairement les avantages acquis.

Les avantages de la gestion électronique de documents.

De quoi s’agit-il ?

La gestion électronique de documents encore appelée GED est un système informatique dont le but est d’organiser, de numériser et d’archiver les documents d’une entreprise ou d’une organisation. Elle est une solution à la gestion efficiente de documents et participe au processus d’échange et de capitalisation de l’information documentaire au sein d’une entreprise. La GED permet à votre entreprise d’avoir un référentiel unique facilitant le stockage et l’exploitation des documents avec un niveau de sécurité considérable

La GED, le parc informatique et Multidata.

La mise en œuvre de la GED ne peut être effective sans la contribution d’un arsenal informatique conséquent. C’est à ce niveau qu’intervient le parc informatique dont l’importance dans ce système n’est pas à négliger. Par l’intermédiaire de Multidata.lu et grâce à Multidata, qui s’avère être un partenaire de choix, le développement et la maintenance de votre parc informatique et inclusivement la gestion électronique de vos documents sont assurés. Multidata.lu vous donne accès au processus menant à cette association informatique pour aboutir à la sécurisation de vos documents.

Les avantages de la gestion électronique de documents.

Le bon fonctionnement et la consolidation de l’entreprise sont essentiellement tributaires de sa capacité à gérer efficacement les informations et les données. La GED présente alors des avantages certains et contribue grandement à la sécurité interne de l’entreprise. Au nombre des avantages qu’offre ce système, le renforcement de la collaboration entre les différentes entités de l’entreprise occupe une place de choix. De même, il permet de maitriser le flux d’informations et de documents qui circulent dans l’entreprise. Cette garantie de suivi permanent qu’offre la gestion électronique a de quoi constituer une assurance quant au niveau de sécurité auquel sont soumises les informations sensibles de l’entreprise. Elle se distingue comme le système de gestion par excellence des informations.

Qu’est-ce qu’une Gestion électronique des documents ou GED??

De nos jours, l’avancée technologique ne cesse de faire parler d’elle-même. Plusieurs options sont offertes par ces nouvelles technologies, sans parler du Gestion électronique des documents.

Qu’est-ce qu’une Gestion électronique des documents ou GED ?

Tout d’abord, son existence a été destinée pour régir les archives bureautiques en version électronique. Une Gestion électronique des documents se comporte par la mise en place de la formalité des stockages et émission électronique. Celle-ci vise surtout à administrer les différents documents, la recherche et l’indexation. La GED est un outil informatisé pour l’administration des droits d’accès. C’est une issue pour préserver certaines informations et aussi pour la recherche approfondie dans un document créé ou reçu par autrui.

Quelles sont les étapes à maitriser pour la mise en place de la GEB ?

Il existe différentes étapes pour la mise en place de la GEB. Premièrement, l’acquisition des documents, c’est-à-dire, numériser, intégrer et indexer par mot-clé les informations. Ensuite, gérer, sécuriser les documents tout en administrant les métadonnées. Enfin, diffuser les documents, le mode pull qui consiste à mettre à disposition les informations et vérifiables sur internet. Le mode push, quant à lui, consiste l’envoi des informations à des destinataires.

Quels sont les avantages de la Gestion électronique des documents ?

Comme dans toutes sociétés, la GED apporte différentes aubaines et ne se soucie pas de la grandeur des entreprises. Son utilisation permet de réduire les coûts de l’exploitation des documents par la Multidata ou Multidata.lu. Vos données sont sécurisées grâce à des systèmes complexes inébranlables. Les informations personnelles sont mises à jour facilement. La Multidata ou Multidata.lu classifie, reproduit rapidement, réduit la perte de vos documents et informations tout en économisant de l’espace dans votre entreprise.

La gestion électronique des documents est ainsi une nouvelle technologie révolutionnant le côté industriel que personnel.

Promouvoir sa société avec un article personnalisé

Quelles sont les meilleures méthodes pour se faire connaître sur le marché du travail ?

Il y a en effet de nombreuses possibilités pour faire et réussir sa propre publicité lorsque l’on crée son entreprise et que l’on veut constituer sa future clientèle. Les propagandes utilisées peuvent être sous forme d’affiches publicitaires, de messages sur les blogs et les réseaux sociaux, en démarchant par téléphone, en distribuant des tracts dans la rue ou chez les commerçants….. Si vous voulez vous y prendre différemment, il existe d’autres façons de se faire une renommée à l’aide d’objets ou de stylos publicitaires.

Que peut-on trouver comme autres produits publicistes à l’effigie de notre société ?

On peut en trouver un grand nombre comme :
– le simple cabas, le sac à dos, le sac non tissé,
– la tasse en mug, le porte-clés, le tapis de souris, le styloperso, la casquette, le t-shirt, le polo et même le parapluie qui est un outil de transmission indispensable puisque tout le monde s’en sert lorsqu’il pleut.

De ce fait, les infos contenues sur le parapluie attirent quelque peu le regard des gens qui retiendront les renseignements ou interrogeront la personne à l’origine de la propagande. On peut acheter également des produits publicitaires en harmonie avec l’environnement puisqu’ils sont fabriqués avec des matières recyclées. Vous pouvez aussi vous servir de la confiserie qui propose des dragées ( mariage )(baptême) réunissant du monde pouvant prendre connaissance de votre publicité ou également des chocolats souvent servis au bar avec votre petit café.

Le Stylo Perso fait-il partie de la propagande publicitaire ?

Oui le styloperso fait partie intégrante du concept publicitaire étant donné qu’il est utilisé dans tous les foyers. Vous pouvez en distribuer gratuitement autour de vous, les faire gagner avec des jeux ou en donner aux commerçants pour leurs clients. Puis, si vous désirez offrir un stylo à un ami ou à un proche, rien de plus simple, il suffit juste de le commander et de le personnaliser. L’idée d’offrir un stylo en guise de cadeau est très intelligent car il joint à la fois l’utile à l’agréable, c’est à dire le plaisir d’offrir ce Stylo Perso intégrant votre slogan pour faire connaître votre entreprise. De plus, ces stylos sont peu onéreux pour certains, de luxe pour d’autres, et de toutes les couleurs.

Les étapes de la GED

La question primordiale qui vient à l’esprit est : qu’est-ce que la Gestion électronique des documents ? En effet, elle représente l’usage de matériels informatiques pour la gestion de document. Il peut s’agir de fichier texte, de fichier tableur, d’image, de vidéo, de fichier audio ou d’autres fichiers qui constituent les archives de l’entreprise.

Les objectifs de la Gestion électronique des documents

Elle a pour objectif de mettre toutes les informations dans une base de données afin d’une gestion optimale de son cycle de vie. Elle consiste principalement à introduire toutes les informations dans le support informatique, pour pouvoir ensuite en avoir recours dans le futur. Il remplace donc les anciens documents en papiers qui se perdent parfois et qui en plus nécessitent des heures pour retrouver ce dont on a besoin.

Les étapes de la GED

La GED est un processus qui consiste à prendre les informations, les intégrer dans l’outil informatique muni de logiciel correspondant, de les classer selon l’indexage choisi en vue de les retrouver facilement, pour enfin les utiliser ou bien les détruire à leur échéance. Ces informations serviront pour les démonstrations ou bien les recherches liées aux anciennes activités.

La GED : accessible à tous

Il est actuellement possible de les télécharger sans contraintes par le biais de nombreux site web spécialisé. Ils montrent également comment les utiliser et conseiller les utilisateurs en vue d’en faire bon usage. Ce site web comprend des experts du métier qui vous guideront vers l’efficacité de l’utilisation de la GED.

Qu’est-ce que l’installation réseau ?

L’installation réseau n’est pas une mince affaire et n’est pas une question de quelques secondes: Il y a des étapes à suivre pour aboutir à une installation concrète et fiable. Pour des non connaisseurs dans le domaine; des professionnels ou des spécialistes nous aide facilement dans notre démarche.

Les étapes faciles à faire
Un site web qui s’y connaît nous donne les conseils suivants :
– connaître le périmètre fonctionnel de son réseau
– équipement par des câbles
– vérifier la connectique des serveurs
– installation des commutateurs réseaux et des logiciels serveurs
– configurer et sécuriser après.

Connectivité et partage
L’installation réseau peut se faire selon les réseaux présents aux alentours et une partage ou des partages sont envisageables selon les paramètres et selon les types de réseau. Il existe des lien disponibles qui vous aident à aboutir vers un site d’aide

Installer son propre réseau
Cette façon de faire laisse libre à une personne d’être autodidacte dans le procédé même. Le nombre de personnes disposant de plusieurs ordinateurs personnels est très croissant. Pour le partage des données, quoi de plus facile alors que d’installer son propre réseau local, moyen facile et rapide de ne rien perdre pendant les échanges et les transferts. Quelques informations utiles sont disponibles sur des sites web spécialisés.
Pour s’en sortir facilement dans cet imbroglio de techniques informatiques afin de bien installer un réseau, des lien existent sur certaines pages , comptés pour de l’aide afin de ne pas vous induire en erreur durant les étapes à suivre.
Les démarches à suivre ne sont pas sujets à problèmes si les instructions sont suivies à la lettre selon telles ou telles directives car comprenons que les réseaux ne sont pas tous les mêmes, le dilemme de l’un ne peut être celui de l’autre.

La GED, qu’est-ce que c’est ?

Puisque gérer c’est trouver continuellement des concepts afin de booster la rapidité du travail au quotidien, la GED est de plus en plus prisée par les dirigeants, pour un management efficace des données. Recourir à cette solution est une manière pratique d’alléger le temps de traitement d’un dossier tout en assurant son stockage.

Innovation à saisir

La gestion électronique des documents est un processus novateur qui permet à une société de diffuser facilement les documents aux différents services grâce au lien interne. Elle fonctionne comme un site web, où seul le personnel peut voir le contenu. De l’acquisition à l’archivage en passant par la diffusion et le classement, les nombreuses fonctionnalités du GED deviennent indispensables pour les entreprises d’une certaine taille.

Un atout incontournable

Opter pour la gestion électronique des documents présente de nombreux avantages sur le long terme bien que la mise en place de la structure nécessite un investissement plus ou moins conséquent. À part l’accès facile à l’information et la sécurisation des données, elle favorise une économie saine en limitant considérablement les papiers utilisés. Le lien des documents indexés simplifie leur mise à jour et contrairement au site web, la page est entièrement liée à l’adresse IP de l’établissement et ne peut s’ouvrir que dans les locaux de la société.

Plusieurs problèmes, une solution

Les gérants se sont tournés vers la GED pour plusieurs raisons, entre autres les soucis d’archivage. D’ailleurs, l’installation de ce système est un pas fondamental pour obtenir les nouvelles certifications ISO e n vigueur. Quand l’espace manque dans les bureaux, la numérisation devient primordiale pour éviter d’égarer les renseignements importants. Cette mesure est également essentielle pour laisser une trace des formations reçues par les salariés. Puisque dans ce domaine les imprimés se perdent rapidement, les versions numériques sont toujours préférables.

Définition exacte de la GED ( gestion électronique des documents )

Quel est le rôle exact de la gestion électronique des documents ?

La GED est dotée de diverses fonctions lui permettant de manier et d’orchestrer des dossiers reçus par ordinateur dans le but de les informatiser entièrement. Ce logiciel spécialisé est capable d’aborder toutes les phases de vie d’un écrit, que ce soit au moment de la prise en compte, c’est à dire au tout début du programme jusqu’au classement final.

Quelles sont ses principales compétences ?

– il y a dans un premier temps le tri de tous les manuscrits à traiter puis,
– l’archivage pour assurer l’exhaustivité, la fiabilité et l’enregistrement des documents pour garder des traces,
– la propagation, la modification et l’homologation de tous les dossiers avant de les diffuser,
– l’avantage appréciable de pouvoir diminuer les frais liés au papier grâce à son fonctionnement,
– l’accès omniprésent aux différents documents à régler,
– la réforme intéressante et appréciable de tout ce qui concerne l’indexation et la prospection, et des formalités reconnues de qualité.

En quoi consiste la gestion commerciale ERP

La gestion commerciale ERP est la planification des ressources de l’entreprise et son système permet de récupérer et de vérifier la provenance des renseignements. Ce système inclut:

– la comptabilité des achats et des ventes,
– le management commercial,
– la facturière technico-commerciale consacrée aux distributeurs,
– le contrôle de gestion,
– la gestion des stocks.

Que faut-il faire pour obtenir l’installation réseau ?

Pour prétendre à l’installation réseau et pouvoir se servir de la GED, les utilisateurs doivent être en possession d’un navigateur web comme internet, explorer,firefox, safari ou encore chrome. Aucune modification n’est à effectuer par les informaticiens sur les ordinateurs des personnes qui vont se servir de la gestion électronique des documents.

Ce qu’il faut savoir sur la Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents ou GED consiste à organiser, structurer et homogénéiser les documents électroniques au sein d’une organisation. La GED est un des piliers majeurs de l’éditique et de nombreux éditeurs de logiciels de gestion commerciale ERP fournissent des solutions pour indexer, classer et stocker les documents électroniques.

L’acquisition des documents et leur numérisation
Des solutions de GED comporte généralement un produit ou un outil pour acquérir et numériser des documents. Ces numérisation s’appuie sur des scanners et des logiciels de reconnaissance optique, notamment pour identifier les informations nécessaires pour le classement des documents (reconnaissance de police de caractère, codes à barres, OCR, Datamatrix…). Cette numérisation se dote généralement d’une installation réseau pour connecter l’ensemble des scanners à la solution.

Cette numérisation permet de limiter le stockage des documents sous forme papier (destruction uniquement si cela est autorisé ou si le format électronique fait office de valeur probatoire).

Indexation des documents électroniques et leur traitement
La numérisation des documents ou leur production via un logiciel de composition ou de transformation doit être accompagnée d’une phase d’indexation, permettant à l’outil de GED de les identifier, les classer et les stocker.

Cet indexation peut se faire par le biais d’un fichier d’index (texte, XML), associé à un fichier à mettre en GED. Le fichier d’index contient une ligne ou une section par document (ou client) contenu dans le fichier de données. Cette ligne (ou section) donne les informations nécessaires pour le stockage, l’identification et la classification du document.

Une autre technique pour la gestion électronique des documents consiste à insérer des métadonnées dans les fichiers à mettre en GED. Cela se traduit par l’ajout de Bookmarks pour les PDF, TLEs ou NOPs pour les AFP ou des commentaires pour les fichiers PostScript.

Le stockage des documents
Pour des raisons légales, certaines données doivent être stockées pour une longue durée (par exemple, 10 ans). Cela nécessite un espace de stockage en adéquation avec la volumétrie, des procédures de sauvegarde pour pallier aux sinistres éventuels (incendie, pannes matérielles…) et la possibilité de mettre en place un système redondant sur plusieurs sites physiques ou installation réseau, pour réduire les risques de perte de données.

Les solutions GED ou gestion commerciale ERP doivent respecter les réglementations en vigueur (stockage des documents identiques à ceux produits initialement, récupération d’identifiant du client, adresse…).

Consultation et réédition de documents
Au travers d’une interface, l’outil de GED met à disposition les moyens nécessaires pour consulter et rééditer un document stocké. Un client peut ainsi demander à ce que soit rééditer un document (pour des raisons juridiques ou de vérification). Certains éditeurs proposent des interface en Client Léger, et des API pour permettre d’extraire les documents via un système tiers.

Workflow et mécanisme de mise en GED
La plupart des éditeurs de solution de GED propose des mécanismes de Workflow d’approbation et de suivi du cycle de vie des documents. Cela permet de connaitre par exemple le statut d’un document, de sa création ou numérisation jusqu’au stockage et son éventuelle réédition.
L’approbation de la numérisation ou stockage peut s’appuyer sur plusieurs étapes pour sécuriser le processus et s’assurer que seuls les documents validés peuvent être stockés.

GED ou Gestion électronique des documents

Définition : la Gestion Électronique de Documents (GED) est un « ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion ».

Il faut savoir que de nos jours, les fichiers ou archives électroniques ont un rôle dans la plupart de nos activités sociales, personnelles ou professionnelles et ont supplanté le support papier. Avant développement du monde de l’informatique et de l’accès pour tous à internet les documents étaient copiés, archivés avec tous les problèmes de conservation dans le temps.

GED et ses avantages :
• Les documents d’une même entreprise sont stockés sur une base et consultables rapidement même à distance et surtout cela évite la dispersion des documents et garantit leur conservation.
• L’entreprise peut créer ses documents, les corriger, les transférer, et même les détruire par le réseau intranet.

Il faut bien comprendre que l’archivage a pour objet la gestion de vie d’un document, soit temporaire soit, pour un temps, indéterminé. Le but n’est pas l’application des nouvelles technologies, mais la possibilité de choisir ce qui est le plus approprié à nos besoins.

GED et Sécurité :
• Sauvegardes qui peuvent enregistrer sur CD ou Serveur Dédié.
• Paramétrage sur le système GED pour éviter toute erreur de saisie.
• Code d’Accès (Login) et Mot de Passe à tout utilisateur.
• Cryptographie et Signature Électronique peuvent également être ajoutées pour plus de sécurité.
• Conservation de l’historique de tous les intervenants pour pouvoir si nécessaire repérer une atteinte volontaire à l’intégrité des documents.

GED Aspect Juridique et Valeur Légale :
La numérisation ou création en ligne des documents est encore un sujet à débat du monde juridique. Le document écrit original est aujourd’hui la seule preuve valable pour la loi française, avec une durée de prescription légale de 10 ans.

Toutefois, il existe dans la loi du 13 mars 2000 « Art. 1316-1. – L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier,sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

GED et Logiciel :
L’exploitation du système GED passe par l’acquisition d’un logiciel et ce choix en plus des fonctions offertes doivent correspondre aux besoins réels de l’entreprise.

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