Tout connaître : Avis et conseils

Conseils sur différents produits ou services

La définition d’un Entreprise Ressource Planning

Gérer l’entreprise par une meilleure gestion électronique des documents permet une compétitivité tout en améliorant la performance. Seulement, la GED doit être conforme aux ERP présents sur le marché. Dans ce cas, il est essentiel pour chaque entreprise de comprendre l’Entreprise Ressource Planning et de connaître ses caractéristiques.

La définition d’un Entreprise Ressource Planning

L’ERP ou Entreprise Ressource Planning, connu sous le terme français Progiciel de gestion intégré ou PGI, est un système d’information permettant la gestion l’intégralité des processus opérationnels présents dans une entreprise. Il est la solution pour différents services d’être toujours en communication ainsi de permettre les différentes mises à jour dans le système d’informations.

Les caractéristiques d’un progiciel de gestion intégré

Pour être efficace et permettre à l’entreprise de gagner en compétitivité et en performances, un ERP doit émaner d’un unique éditeur. Ensuite, chaque impact dans un service doit avoir un effet réel dans les autres modules. Il doit aussi permettre une piste d’audit, avec ce système, l’origine de chaque information est connue de tous. Tout le système d’information de l’entreprise doit aussi être couvert par ce progiciel permettant ainsi une unicité des informations. Avec Multidata et sur son lien web, chaque entreprise pourra avoir la solution adéquate à leurs besoins en matière de gestion électronique de documents.

Les avantages des entreprises optant pour ce progiciel

Multidata a pour but de faciliter les quotidiens des entreprises en leur fournissant des logiciels adéquats à leur bon fonctionnement. Avec une même information circulant dans l’entreprise, la redondance et la divergence sont ainsi évitées. Étant donné que le logiciel couvre plusieurs domaines, les stocks seront bien gérés. Pour les multinationales, le logiciel proposé sur le lien web de Multidata permettra une meilleure normalisation de la gestion du personnel. Pour plus d’informations sur leur prestation, leur lien web reste disponible.

Produits personnalisés

Aujourd’hui nous présentons Zaprinta, un site proposant des produits personnalisés pour les professionnels ou particuliers.

Les objets personnalisés en vente sur le site

Zaprinta propose une large gamme de stylo personnalisé pour tous les types d’utilisation. Que vous recherchiez à faire de la publicité pour votre entreprise ou que vous cherchiez des stylos en quantité pour un événement tel qu’un mariage, il sera possible de trouver cela sur le site. Vous avez aussi la possibilité de choisir la matière de votre stylo puisqu’il existe des produits simple, en aluminium et même en métal pour les styles un peu plus luxueux.
Le site propose également des plaques de maison que ce soit pour afficher votre numéro, votre nom et prénom ou tout autre chose. Vous trouverez aussi des sonnettes et des boites aux lettres.
L’entreprise fait beaucoup de promotion sur les différents produits, il est possible d’acheter avec une remise de 10%.

Le système de livraison

Le site d’E-commerce vous propose un délai de livraison de 1 à 5 jours hors dimanche et jours fériés. Cependant si ce délai semble attractif, il ne compte pas le temps de fabrication. Il est donc très probable de devoir attendre un long moment avant de recevoir son produit, vous pourrez par contre suivre votre colis sur internet grâce au numéro de suivis

Se faire rembourser en cas de changement d’avis

Une fois votre colis reçu, vous pouvez changer d’avis et faire retourner le colis. Pour cela vous disposez de 14 jours et le produit doit être mis dans son emballage d’origine. L’entreprise vérifiera ensuite que l’objet n’a pas été cassé ou utilisé puis pourra proceder au remboursement dans un délai de 15 jours après la réception du produit par le site.

Définition de la gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents est un outil de travail pratique et efficace, particulièrement pour les entreprises.

Définition de la gestion électronique des documents

Il s’agit de la numérisation des données, et la centralisation des informations concernant l’entreprise. L’intérêt de cette action réside dans le fait que cela permet d’améliorer la fluidité des informations, la sécurisation, et le partage également. Ce nouvel outil est une opportunité d’apporter une valeur ajoutée à la gestion de l’administration et de la comptabilité. Etant donné l’évolution de la technologie, l’adoption de cette nouvelle tendance est incontournable. C’est un moyen d’harmoniser les processus de l’entreprise et de faciliter l’accès aux informations pour tous les collaborateurs. Pour en savoir plus, et s’informer de l’avantage que représente l’utilisation de ce nouveau procédé, un tour sur les site Internet s’impose.

La gestion électronique dans la comptabilité

Dans le cadre de la gestion électronique des documents, la numérisation des données comptables figure parmi les plus importantes. Bob comptabilité a été conçu pour assister les utilisateurs, et se décline sous des présentations spécifiques, répondant à leurs besoins. Il s’agit d’un logiciel dédié aux PME, ainsi qu’aux professionnels des chiffres.

Un logiciel gratuit pour tous

Le logiciel Bob comptabilité est un outil modulable qui permet l’initiation et l’apprentissage de la comptabilité avec une technique innovante. Dans ce cas, le contenu inclut un guide d’apprentissage de la discipline, étape par étape, et avec un niveau croissant. Grâce à cela, la structure fixe et claire du logiciel est accessible à tous les niveaux. Un site Internet est dédié à fournir des informations pour en savoir plus. Bref, c’est un manuel qui offre un équilibre entre les exercices théoriques et pratiques. De plus, ce logiciel est téléchargeable gratuitement. Son fonctionnement simplifié et sa navigation visible peuvent être mis à jour régulièrement, sans avoir à payer pour l’upgrade.

La GED, qu’est-ce que c’est ?

La révolution numérique a eu droit sur l’imprimerie et s’impose aujourd’hui en mode de gestion de documents très efficace. Plus connu sous l’appellation gestion électronique des documents (GED), elle fait le bonheur des organisations qui l’ont adopté et qui s’en servent comme un système de multidata. De quoi s’agit-il réellement ? Quels sont les avantages et limites de ce système révolutionnaire ? Comment fonctionne-t-il ? Découvrez les points essentiels de cette merveille technologique sur notre site web.

La GED, qu’est-ce que c’est ?

Appelé en anglais Document Management System (DMS) ou Electronic Document Management (EDM), la gestion électronique des documents (GED) est une invention informatique destinée aux organisations et qui sert à organiser toutes leurs informations sous forme de documents électroniques. Elle est conçue sous le modèle de logiciel qui fonctionne comme un multidata servant à emmagasiner et gérer toutes les données informatives de l’organisation.

Comment fonctionne-t-elle ?

Une fois installée dans votre réseau informatique, la GED se charge du cycle de vie de tous vos documents. Dès que le document est créé sous n’importe quel format (email, Word, Excel, JPEG…) il l’enregistre et le stocke dans votre base de données. Vous pouvez aussi y faire entrer des documents digitaux récupérés sur un site web ou les documents papiers à convertir en numériques. Ensuite, la GED se charge de la diffusion de ces documents dans tous les compartiments de votre réseau informatique tout en vous concédant le droit de modification, de contrôle et de suivi de l’information et de sa mise à jour. Après l’usage du document, la GED sous aide à l’archiver en toute sécurité ou de le détruire.

Les avantages

La GED améliore considérablement la gestion du flux d’information de votre entreprise, quel que soit son capital humain et financier. Il permet ainsi :
• un accès facile et rapide à l’information avec une traçabilité légendaire
• une gestion méthodique et fluide de vos documents avec réduction de volume de stockage
• Un accès bien contrôlé aux informations
• Un bon suivi des informations et sans risque de perte

Les limites

La qualité a un prix. La mise en œuvre de la GED a un coût élevé par rapport à l’investissement matériel et la numérisation des documents papier. Elle exige aussi un véritable changement logistique concernant l’organisation et les pratiques anciennes menées dans l’entreprise.

Gestion électronique des documents

Système informatisé de gestion des documents, l’exploitation électronique des documents (GED) permet la numérisation et l’archivage des documents de votre entreprise afin de constituer un système d’ archive électronique de documents. Pratique informatisée visant l’administration des informations et des documents électroniques au sein d’une structure ou entreprise, elle met principalement en œuvre des mécanismes d’acquisition en lien avec la numérisation de plusieurs types de documents papiers, d’indexation, de classement, de conservation d’informations, d’accès (navigation et recherche) et de diffusion des documents.

Qu’est-ce qu’un document ?
Il est à noter qu’un document dans les systèmes de GED, est un fichier multidata contenant des informations non structurées que sont les fichiers bureautiques, les fichiers d’applications, les contenus pour le web, les rapports, les formulaires, les photos, les fichiers audio, les vidéos générés par un logiciel informatique, ainsi que toutes les images de documents qui ont été numérisés. Le document de l’entreprise peut s’entendre aussi bien des documents papiers que de documents électroniques.
Ainsi, la GED permet de constituer une Archive électronique de documents multidata en lien direct avec des supports papiers qui ont un cycle de vie.
En effet, les documents ayant tous un cycle de vie, sont : classés, retrouvés, distribués et ou publiés.
Opter pour une solution de gestion électronique des documents permettra de maîtriser et d’automatiser ce cycle de vie avec une base de données informatisées pour distribuer et archiver les documents.

Les avantages de la gestion électronique des documents
Un outil performant de gestion électronique des documents admet bon nombre de bénéfices.
La GED accélère la production du personnel en optimisant le temps de traitement des documents.
La GED offre une facilité de travail en réseau au sein de différents départements d’une même entreprise, ce qui augmente la productivité et la collaboration entre divers acteurs de la structure.

Qu’est-ce qu’un Progiciel de Gestion Intégré ?

Microsoft Dynamics AX (anciennement appelé Axapta) est un Progiciel de Gestion Intégré (PGI) que l’on appelle plus communément un ERP (Entreprise Resource Planning). C’est en fait une solution logicielle permettant de planifier les ressources d’entreprises de moyennes et grandes tailles. En s’appuyant sur les technologies SQL serveur, il fonctionne comme beaucoup d’autre logiciels Microsoft tel que le bien connu Microsoft Office. Vous en saurez plus sur http://www.multidata.lu.

Cet outil flexible permet de synthétiser et de normaliser des processus pour accroître au maximum la visibilité dans l’entreprise et simplifier la conformité aux normes. Il s’adresse aussi bien aux entreprises de négoce qu’aux industries et services à l’industrie. Cet ERP intégré peut gérer un nombre d’utilisateurs allant de quelques dizaines à plusieurs milliers d’utilisateurs, c’est pourquoi il est adapté aux entreprises indépendantes ou filiales de grands groupes. Cette solution ERP adaptable et évolutive doit permettre à l’entreprise de saisir de nouvelles opportunités commerciales et de se différencier des concurrents en répondant à des exigences nouvelles.

Ses performances incluent des fonctionnalités de gestion financière, gestion des ressources humaines, gestion de la chaîne logistique et de la comptabilité ainsi que de la business intelligence et reporting.

Grâce à ses fonctionnalités en matière de GRH et de gestion des finances et de la conformité, cet ERP doit permettre à l’entreprise d’accélérer son retour sur investissement. Avec les fonctions intégrées et propres à chaque pays de Microsoft Dynamics, le déploiement à l’international est facilité et permet la conquête de nouveaux marchés internationaux.

En plus d’offrir aux utilisateurs une expérience intuitive et facilitant le travail, cette solution ERP permet de mettre rapidement et simplement en relation les employés, clients et partenaires grâce à de nombreuses fonctionnalités de collaboration. Ainsi les chaînes logistiques deviennent moins complexes et les informations sont partagées plus facilement.

La possibilité d’acheter uniquement le nombre de licences nécessaires à la croissance de l’entreprise permet aussi de réduire fortement le coût total de possession et donc de faire des économies.

Microsoft Dynamics AX (anciennement Microsoft Axapta) offre donc une solution performante qui exploite toute la puissance de la plateforme Microsoft dans le but de développer l’entreprise par la baisse des coûts et l’adhésion des utilisateurs.  Cliquez ici pour en savoir plus.

Quel est le principe de l’archivage électronique ?

Comme son nom l’indique assez clairement, il s’agit du procédé par lequel on archive des données sur un support numérique spécialement conçu pour cet effet. Il s’agit donc de dématérialiser les informations. Lors de cet archivage électronique, les fichiers sont généralement compressés, et cela en vue de conserver ces derniers le plus longtemps. La durée de conservation peut aller de 3 ans à 100 ans.

L’archivage électronique devant la loi

Au même titre que l’archivage sur papier, l’archivage électronique a la même valeur devant la loi que ce dernier. De plus, celui-ci est obligatoire aux yeux de la loi pour se prévaloir de cette équivalence. Effet, l’archivage électronique peut être utilisé comme preuve, le plus souvent dans des cas de contentieux.

L’atout de l’archivage électronique

Depuis l’évolution continuelle de la technologie, le stockage d’informations numériques à faciliter considérablement le travail. Comme dit précédemment, l’archivage électronique permet une pérennité et surtout de restituer les informations intégralement et de manière identique à l’originale. Il s’agit de conserver les informations à valeur probatoire certains effets juridiques.

Qui peut s’occuper d’effectuer cet archivage ?

Pour effectuer l’archivage vous pouvez faire appel au site web multi data et cliquez ici www.multidata.lu pour prendre en charge cette opération. En effet ce site web est spécialisé dans le monde du numérique et sera le mieux placé pour mettre à votre service ses compétences. En effet, le travail d’archivage n’est pas donné à tout le monde, il existe différentes étapes à respecter pour l’effectuer dans les règles de l’art. Pour cela il faut disposer d’outils et méthodes adéquates pour classer les documents et les conserver. Ensuite il faut les rendre disponibles à tout moment. Ainsi, n’hésitez pas à prendre contact et cliquez ici www.multidata.lu pour un service assuré et de qualité. Cette opération est essentielle pour toute entreprise.

L’archivage électronique de document, plus qu’un simple classement

L’archivage électronique de document est aujourd’hui devenu une pratique presque globale. Les paperasses administratives ont subi progressivement une mutation vers les fichiers électroniques qui s’avèrent être plus avantageux pour l’entreprise. Le principe étant le même que le classement manuel des documents, l’archivage électronique se montre être bien plus que cela.

L’archivage électronique, son attribut et son apport

Rien qu’en partant de sa dénomination, l’archivage électronique consiste à mettre les documents utiles à l’administration voire à l’entreprise sous archive. C’est-à-dire que ses documents vont être classés en vue d’un usage ultérieur ou seront détruits à l’échéance de sa validité sans effort majeur émanant du responsable de la tâche. La question se pose alors, si l’archivage électronique est bien plus que le classement, en quoi il consiste exactement ? En réalité, l’archivage électronique du document est un processus que l’on peut qualifier de long allant de la collecte des informations, en passant par la transcription, puis la constitution de documents pour enfin aboutir au classement ainsi qu’à l’utilisation aisée des documents classés. C’est ainsi que ce processus se doit d’avoir recours aux divers techniques informatiques tels que la gestion électronique des documents, la sécurisation des informations, et bien tant d’autres.

Le recours aux entreprises spécialisées

Actuellement, les entreprises ne s’en tiennent plus à leurs uniques compétences. Ils font appel à des sous-traitances pour contribuer au bon fonctionnement de leur activité. Ces entreprises sous-traitantes sont la plupart du temps visibles en ligne sous forme de site web où figure la mention cliquez ici qui servira d’accès au site.

Le site web Multidata: http://www.multidata.lu

Faisant partie des entreprises spécialisées en archivage électronique des documents, Multidata propose à sa clientèle des services allant de la gestion des documents jusqu’à la consultance informatique. Cliquez ici http://www.multidata.lu pour accéder au site en un simple clic.

Principe de la GED

Destinée spécifiquement aux entreprises et aux organisations, la Gestion électronique de document (GED) indique une méthode informatisée qui vise à gérer et à organiser les documents ainsi que les informations. Le sigle GED inique également les logiciels qui permettent la gestion de Multidata.

Principe de la GED

Le principe de la GED rassemble 5 points importants par rapport au traitement Multidata. D’abord, l’acquisition, elle concerne à la fois les documents existants au sein de l’entreprise ou de l’organisation et les documents produits. Ce phénomène d’acquisition concerne aussi les documents en papier après numérisation et les documents électroniques. Après l’étape d’acquisition vient ensuite la prochaine étape s’intitulant le classement. Une fois entrés dans le système de GED, les documents pourront être retrouvés si facilement. Pour ce faire, ils devront être indexés par type ou par des mots-clés. L’indexation par type se caractérise par l’utilisation des métadonnées, c’est-à-dire le type, l’auteur, le titre… Pour faciliter les tâches de recherche, le GED peut rassembler les documents par mots clés ou concepts. La troisième étape se fait à travers le stockage des documents. Il ne faut surtout pas sous-estimer cette étape puisque sa négligence pourra être fatale pour l’organisation. La quatrième et la dernière étape concernent la diffusion des documents et les archivages.

Que faut-il faire pour bénéficier de la GED ?

Étant donnée la complexité de traitement de données, certain site internet offre un service collaboratif pour aider les entreprises en difficultés. Pour en savoir plus, il faut visiter le site internet spécialisé de ce domaine. Il offre des devis de GED seulement en quelques minutes après la demande. Malgré le cout de la mise en place si élevé, la GED est très avantageuse pour une organisation en pleine expansion. Afin d’en savoir plus, le site spécialiste en matière de la GED explicite clairement les avantages acquis.

Les avantages de la gestion électronique de documents.

De quoi s’agit-il ?

La gestion électronique de documents encore appelée GED est un système informatique dont le but est d’organiser, de numériser et d’archiver les documents d’une entreprise ou d’une organisation. Elle est une solution à la gestion efficiente de documents et participe au processus d’échange et de capitalisation de l’information documentaire au sein d’une entreprise. La GED permet à votre entreprise d’avoir un référentiel unique facilitant le stockage et l’exploitation des documents avec un niveau de sécurité considérable

La GED, le parc informatique et Multidata.

La mise en œuvre de la GED ne peut être effective sans la contribution d’un arsenal informatique conséquent. C’est à ce niveau qu’intervient le parc informatique dont l’importance dans ce système n’est pas à négliger. Par l’intermédiaire de Multidata.lu et grâce à Multidata, qui s’avère être un partenaire de choix, le développement et la maintenance de votre parc informatique et inclusivement la gestion électronique de vos documents sont assurés. Multidata.lu vous donne accès au processus menant à cette association informatique pour aboutir à la sécurisation de vos documents.

Les avantages de la gestion électronique de documents.

Le bon fonctionnement et la consolidation de l’entreprise sont essentiellement tributaires de sa capacité à gérer efficacement les informations et les données. La GED présente alors des avantages certains et contribue grandement à la sécurité interne de l’entreprise. Au nombre des avantages qu’offre ce système, le renforcement de la collaboration entre les différentes entités de l’entreprise occupe une place de choix. De même, il permet de maitriser le flux d’informations et de documents qui circulent dans l’entreprise. Cette garantie de suivi permanent qu’offre la gestion électronique a de quoi constituer une assurance quant au niveau de sécurité auquel sont soumises les informations sensibles de l’entreprise. Elle se distingue comme le système de gestion par excellence des informations.

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