Tout connaître : Avis et conseils

Conseils sur différents produits ou services

Archive for the category “Archivage des documents”

Qu’est-ce que la GED ?

De nombreuses entreprises optent aujourd’hui pour la gestion électronique des documents. C’est une technique qui est aujourd’hui présente dans les différentes entreprises que ce soit des TPE, PME et notamment des grands groupes.

Qu’est-ce que la GED ?

Quelle que soit sa taille, une entreprise utilise des documents papiers pour faire circuler les différentes informations. Ces documents suivent un cycle de vie commun à savoir : le classement, la retrouvaille, la distribution ou la publication. Pour les besoins de l’entreprise, ils sont imprimés et reproduits plusieurs fois, d’autres sont archivés ou détruits lorsqu’ils prennent trop de place. Ce qui présente des dépenses supplémentaires, du désordre ou même des fuites d’informations. La GED est une alternative à ces papiers puisqu’elle consiste à manipuler des dossiers électroniques.

Ses avantages

La gestion électronique des documents est aujourd’hui optée par de nombreuses entreprises premièrement parce qu’elle permet à l’employé de trouver dans son ordinateur les documents indispensables pour son travail. Puisque grâce à l’installation réseau, il lui suffit de quelques clics pour trouver le document qu’il cherche. Aussi, ce système est économique dans le sens où l’entreprise diminue l’achat de papier ainsi que les tâches y afférentes. Au lieu de perdre du temps à trouver un document, l’employé optimise sa productivité. Et enfin, la sécurité des documents est optimisée grâce aux contrôles d’accès et de modification des documents. De plus, le document est unique, il n’y a pas de risque qu’un doublon s’échappe.

La gestion commerciale ERP

Souvent confondue avec le CRM, la gestion commerciale ERP est une forme de GED qui est spécialisée pour les processus commerciaux. Il permet d’avoir dans un meilleur délai un document indispensable à la vente d’un produit ou d’un service. Grâce aux différents réglages pendant l’installation réseau, l’information peut être aussi accessible aux départements qui ont en besoin. La solution ERP est souvent utilisée dans la production, la vente, la chaîne d’approvisionnement, la comptabilité et finance. Mais il peut également servir aux ressources humaines.

Archivage électronique des documents

Il n’est pas évident de gérer une multiplicité de documents électroniques sans les outils adéquats. Non seulement, cela entraine une perte de temps mais également un chamboulement total du système de stockage utilisé. Afin de simplifier la manipulation ainsi que l’arrangement de ces informations, il est préférable de disposer d’un outil de gestion des documents ou mieux, d’un logiciel spécialisé en GED.

Assurer une gestion électronique des documents en quelques étapes

Pour dresser un projet en bon et de forme, différents programmes informatiques dont les ERP sont aujourd’hui proposés pour aider dans la mise en œuvre. Le but est de rendre aisé l’accès à ces contenus documentaires centralisés par les collaborateurs et d’améliorer l’analyse des projets en cours. Suite à la numérisation des masses de données, un système d’indexation peut être utilisé pour structurer les informations suivant différents critères préétablis. Après l’analyse des moyens d’exploitation des contenus, la réalisation d’une archive est alors envisageable. Selon le logiciel utilisé, une coordination standard des informations peut être créée.

Configurations pratiques dans la manipulation de logiciels de gestion des documents

Le paramétrage est utile pour optimiser l’efficacité de la solution GED. Le point essentiel à vérifier est le bon fonctionnement du système d’acquisition des données, incluant l’enrichissement de la bibliothèque à disposition. Puis, il y a le processus de classement des contenus documentaires avec la détermination au préalable de leur emplacement dans la base de données choisie. Et en dernier lieu, l’option de vérification des documents. Ces réglages doivent être précisés pour ne perdre aucun fichier ni le retrouver dans un emplacement inapproprié.

Où obtenir ce logiciel gestionnaire de documents ?

De nombreux éditeurs de ce genre d’outil proposent aujourd’hui une variété de programmes ergonomiques et intuitifs. Dans la majorité des cas, un simple lien de téléchargement est suggéré à l’internaute. Soit il est payant soit il s’agit d’un gratuiciel. Une fois acquis à partir du lien dédié et installé sur le système, le programme spécialisé en GED est opérationnel. Le nombre d’ERP ou progiciel de gestion intégré sur internet est élevé et l’internaute doit juste choisir le bon URL qui répond au mieux aux travaux qu’il compte effectuer.

De la réception de l’information à la gestion administrative

La gestion des documents administratifs permet de structurer de manière sûre et méthodique tous les documents ou données dont un particulier, une entreprise, une collectivité locale ou même un organisme étatique peut avoir besoin pour réguler son activité. Celle-ci passe nécessairement par les indispensables traitements des documents qui proviennent des informations collectées. Qu’elle provienne des médias, de la presse, du web ou encore de nos proches connaissances, les infos que nous recevons au quotidien sous toutes ces formes se doit d’être analysée. Ne devons-nous pas essayer de la percevoir comme une donnée importante pour une meilleure gestion de nos activités?
Effectué des traitements sur tous types de documents demande au minimum des informations précises et bien assimilées. Ces distinctes opérations réalisables peuvent se ranger dans plusieurs catégories. Nous pouvons citer entre autres l’introspection, le développement, l’extraction, la distribution, le classement et l’indexation des différentes pages avant d’ exécuter les conversions aux formats désirés.

L’incontournable information
Ce concept très mobile dans sa définition globale est intérieurement rattaché aux notions de communications, de données, d’instructions, de connaissances ou encore de perception. Les infos dans leurs formes primaires sont ce qui donne une forme, une perception des choses à notre esprit. N’est-ce pas sans aucun doute le préalable à toute initiative ? Car sans information reçue, comment pourrions-nous entreprendre une bonne organisation sociale et administrative.

L’importance des traitements des données numériques
Les traitements des documents numériques se présentent comme inéluctables de nos jours. Pour autant son importance dans la gestion des documents administratifs n’a pas encore convaincu totalement certains corps de métier. Les professions en lien avec la littérature sont en train de s’y mettre, mais à un rythme de lecture de roman, c’est-à-dire très lentement.

La Gestion électronique des documents

Un programme multifonctionnel pour tout un chacun
La Gestion électronique des documents est un programme informatique employé pour localiser, contrôler et assurer la Gestion des archives. La plupart de ce programme est capable de gérer plusieurs supports numériques via différents utilisateurs. Les entreprises l’intègrent fréquemment par le système de gestion de contenu qui est lié par la gestion de patrimoine, à la création des images et aux gestions numériques des registres. Pour le département technique, ce programme s’adapte à tous les supports numériques. Son fonctionnement est le résultat d’une technologie développée pour assurer la productivité et la rentabilité à ses utilisateurs. C’est un outil efficace qui offre une panoplie de solutions pour la manipulation des bases de données. Pour Plus d’infos, les sociétés et particuliers peuvent savoir plus de détails en se penchant sur le moteur de recherche.

Pour plus de temps et de productivité
Selon les statistiques, les employés administratifs perdent entre 30 à 40 % de leur temps en créant et en classant leurs documents. Pour les grandes entreprises, cette mauvaise Gestion des archives fait perdre plusieurs millions d’euros en termes de productivité gênant la productivité du personnel et limitant davantage la performance. La Gestion électronique des documents élimine les imperfections provoquées par la maladresse humaine. Le logiciel rassemble les tâches administratives ennuyeuses en créant un fichier à la fois autonome et indépendant pour ses utilisateurs. Les documents, emails, graphiques, PDF, dessins industriels… sont consolidés dans une donnée informatisée mise à jour. Son accès est conçu pour faciliter la récupération et la manipulation des informations.

Favoriser l’accessibilité, la collaboration et la sécurité de document
Pour le développement web, une gestion de document électronique offre de meilleures solutions pour gérer un site. Pour les développeurs chevronnés, ce programme facilite le stockage et recherche documentaire. Pour Plus d’infos, il est difficile d’associer les informations non structurées aux structurées. Les gestionnaires web essayent toujours d’intégrer les contenus à travers une structure hiérarchique préétablie. Sans oublier de maximiser la sécurité, car la moindre maladresse met l’objet de valeur ou les informations sensibles en danger.

L’archivage électronique de documents

Le fonctionnement harmonieux de toute entreprise dépend de l’efficacité des services dont elle dispose en son sein. Généralement, une entreprise regorge de plusieurs services. Et chaque service joue un rôle bien déterminé. Dans notre cas,nous nous intéressons au système d’archivage documents. Enfin de faciliter la compréhension de l’archivage documents nous parlerons d’abord de l’archivage électronique pdf, ensuite de l’archivage des documents fiscaux et enfin du multidata.lu.

1. Archivage électronique Pdf
L’archivage des documents par le passé, consistait pour l’archiviste à trier et stocker des documents dans des placards, des coffres forts pendant une période déterminée en fonction de l’importance du document. Il faut noter que cette façon de conserver les documents administratifs présentait d’énormes risques pour les entreprises à cause des incendies, des vols et bien d’autres choses…
L’archivage électronique pdf vient à point nommé car cette nouvelle donne permet de conserver aussi longtemps que possible les archives de l’entreprise.
En effet, l’archivage électronique pdf est le fait de recueillir, de classer, de conserver des documents grâce à un programme informatique. Dans ce cas précis, il s’agit d’une conservation en format pdf.
Le format pdf est un format de fichiers qui permet de conserver un document dans son originalité.

2. Archivage des documents fiscaux
Dans ce volet précis, l’archivage des documents fiscaux va concerner la conservation des documents qui permettront à l’administration fiscale d’effectuer un contrôle. Ces documents sont le grand livre, les journaux comptables, les factures d’achats et de ventes, les relevés bancaires, les documents d’amortissement et d’immobilisation…
Ainsi donc, l’archivage des documents fiscaux va consister à la conservation physique ou informatisée des documents susmentionnés.

3. Multidata.lu
Le groupe Mutidata.lu est spécialisé dans le domaine de l’informatique. En effet, Multidata.lu est une entreprise douée dans la programmation de logiciel qui vous permettra d’archiver vos documents administratifs selon le format souhaité. Il intervient dans plusieurs domaines à savoir l’analyse et gestion de projet, la maintenance et support électronique, le sauvetage de données, l’optimisation de processus informatique.

L’archivage électronique des documents

L’ archivage électronique, autrefois impopulaire, est aujourd’hui en voie de révolutionner le monde de l’entreprise. En effet, il permet une meilleure souplesse dans l’ archivage documents que le papier. La dématérialisation des données est également avantageuse au niveau de la gestion de l’espace.

Cependant, l’ archivage électronique et la gestion électronique des documents doivent respecter certains critères. Selon les termes de l’article 1316-1 du Code civil, l’auteur doit pouvoir être obligatoirement identifié et identifiable. De plus, le document doit être archivé électroniquement dans des conditions permettant de garantir son intégrité. Aux yeux de la loi, cela permet d’apporter une garantie. Le document peut alors être utilisé, par exemple, dans le cadre d’un contentieux. Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc pas être modifié.

L’aspect sécuritaire est également à envisager pour la gestion électronique des documents. Tout comme le serait un archivage de documents classique, un archivage électronique doit garantir la confidentialité et la sécurité des données, comme le ferait un archivage documents classique. De plus, il peut porter atteinte à la vie privée des personnes concernées, d’où la Loi informatique et liberté, associée à la CNIL.

Ainsi, la gestion électronique des documents apporte un confort indéniable à ses utilisateurs. Il ne faut cependant pas oublier que, comme tout document papier, il incombe à l’entreprise de respecter la vie privée des personnes citées. Il ne viendrait à personne l’idée de laisser une salle d’archives classique en accès libre au public. Il en va de même pour des documents électroniques. Bien trop souvent, les entreprises ne réalisent pas à quel point le risque d’exposition à des menaces informatiques est élevé. Tous ces facteurs sont donc à prendre en compte en y ajoutant celui du coût. En effet, les systèmes informatiques sont onéreux. Il est alors impératif de bien cibler ses attentes et ses besoins afin d’éviter d’éventuels problèmes.

(Note pour le client : j’ai doublé les espaces avant les ” l’ ” afin que le vérificateur des mots clés les compte. De plus, le mot clé “archivage documents” me semblerait plus judicieux en “archivage de documents”. Dans le doute j’ai respecté vos instructions.)

Gestion de documents et courrier

Les termes « Gestion des documents » et « gestion électronique du courrier » sont de plus en plus courants en entreprise. Leur mise en œuvre efficiente permet d’optimiser la valeur ajoutée de l’entreprise et induit un gain de temps considérable. Voici quelques infos utiles sur la gestion du courrier en entreprise.

Gestion des documents et du courrier : les enjeux pour l’entreprise
Une bonne gestion électronique du courrier contribue à l’essor de l’entreprise et induit une baisse des coûts. En effet, si vous suivez, tracez et gérez correctement votre courrier, vous raccourcissez les délais de traitements et réduisez les coûts d’impression. Vous gagnez aussi en temps, puisque les navettes entre différents services sont supprimées, au profit d’une gestion du courrier automatisée, donc plus simple. De nombreuses entreprises se tournent vers des entreprises spécialisées, ou acquièrent des logiciels de gestion intégrés performants.

Les caractéristiques d’une bonne GED/GEC
La gestion de documents passe avant tout par un processus de dématérialisation du courrier. Autrement dit, l’entreprise s’efforcera de passer progressivement du support papier au support électronique. Il faut ensuite choisir un logiciel ou un service de gestion qui assure une bonne traçabilité des courriers ; réduit les coûts de gestion ; tout en étant facile à utiliser et accessible aux employés. Mais cette solution doit aussi garantir la confidentialité des opérations, surtout lorsque les courriers traitent d’infos sensibles, ou de questions stratégiques.

Logiciels de gestion électronique des courriers d’entreprise
On recense actuellement deux types de logiciels dédiés à la gestion des courriers. Les logiciels propriétaires et les logiciels open source. Les logiciels propriétaires (non-libres) induisent l’acquisition d’une licence d’exploitation. Ils peuvent être plus ou moins chers, mais la plupart des usagers en apprécient les performances. Les logiciels Open Source sont gratuits.

Le traitement électronique des documents

Pour des raisons légales et de politique intérieure, les entreprises doivent conserver leurs documents pendant un certain temps. Les fichiers de documents imprimés ou sur microfilm nécessitent un grand volume de stockage. Ce type de documents ne sont disponibles que pour les utilisateurs locaux et doivent se dupliquer lorsque plus d’un intéressé les nécessitent. En outre, la récupération de documents imprimés ou de microfilms peut être fastidieuse et inefficace. Avec un logiciel tel que Content Collector for SAP (Systèmes, Applications et Produits de traitement de données), le traitement document ainsi que l’archivage documents bénéficient d’un gain de temps et d’une majeure efficacité dans l’exécution des tâches administratives.

Le traitement document par l’outil informatique offre les avantages suivants:

• Possibilité d’utiliser des supports de stockage rentables.
• Tous les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents sans être retardés par les recherches de fichiers classiques.
• Plusieurs utilisateurs peuvent accéder aux mêmes documents en même temps.
• Possibilité d’inclure des flux de travail SAP pour optimiser les routines de travail existantes.

Un logiciel d’archivage de documents SAP est en mesure de gérer tous les types de documents SAP suivants :

Tout savoir sur les documents entrants

Ces documents sont, par exemple, les factures des fournisseurs qui arrivent à l’entreprise par courrier ou par fax et stockés sous forme d’images.  Plus d’infos.

Tout savoir sur les documents sortants

Ces documents sont généralement imprimés et sont envoyés à leurs destinataires respectifs. Une fois ces documents archivés avec le logiciel, on pourra les récupérer rapidement en cas d’audits internes ou externes ou de demandes de renseignements de clients ou de fournisseurs.

Fichiers du bureau

Cette information décrit comment les documents entrants et sortants sont classés et la façon dont ils sont enlacés, affichent et assurent l’archivage documents. Cette information décrit également la manière dont l’environnement est configuré pour ces tâches.

La solution électronique pour gérer les documents dans une entreprise

Il arrive un moment où une entreprise peut se voir submergée par l’importante augmentation de la quantité des documents numériques à gérer, tels que gestion électronique du courrier, pièces jointes, traitements de textes, numérisations, PDF, etc. C’est au moment de gérer toute cette volumineuse documentation, que l’entreprise commencera à envisager la possibilité d’utiliser un programme de gestion des documents qui l’aidera dans son organisation. Mais avant cela, il sera nécessaire, de planifier la gestion des documents dans une entreprise.

Un gestionnaire de documents nous indexera les pièces que nous lui fournissons, mais cela pourrai devenir une tâche énorme si la systématisation de l’archivage des documents numériques de l’entreprise n’a pas été planifiée au préalable. C’est un problème que l’on rencontre dans de nombreuses firmes, qui relève davantage de l’organisation interne, que d’une difficulté technique.

Il est essentiel d’établir une série de critères au moment de l’archivage des documents et en particulier, fixer les procédures de vie utile de ceux-ci. Tout projet débute par un contact préliminaire dans lequel un budget est fixé, puis ensuite est développé, exécuté et payé. Nous devrons alors être en possession de l’ensemble de la documentation jointe au projet, classée par dates ou par client. Cette gestion électronique du courrier s’effectuera selon un critère pré établi et non modifiable ; il devra être choisi par l’entreprise.

Cela pourra causer un problème au moment de l’archivage, puis à la recherche postérieure des documents. Où chercher ? Comment chercher ? À la date de début ou de fin ? Par client ou par produit ? Si nous possédons une base de données dans laquelle ont été saisies l’ensemble de ces informations, nous ne rencontrerons pas de difficultés majeures. En filtrant par des critères choisis, nous retrouverons aisément l’information désirée, mais que dire de la documentation jointe ?

Il sera nécessaire de nous appuyer sur un critère et de centraliser les documents numériques dans un fichier en organisant un arbre de conditions qui nous permette d’aborder la tâche plus aisément. Si l’entreprise se développe et qu’avec ce système, elle n’arrive plus à traiter la masse de documents, il faudra alors envisager la recherche d’un logiciel de gestion des documents dans une entreprise, qui nous aidera au niveau de l’indexation documentaire. Mais nous ne pourrons pas prétendre qu’une solution informatique vienne résoudre tous nos problèmes, sans avoir établi au préalable un protocole de classement de documents systématisé. Vous trouverez sur ce sujet, des informations complémentaires sur le site www.multidata.lu.

www.multidata.lu

L’Archivage documents : une solution à vos problèmes de stockage

Et si, soudainement, il devenait impossible d’accéder à la pièce où sont stockées toutes vos archives ? De nos jours, les entreprises, administrations et même les particuliers accordent une attention croissante à l’archivage de leur documentation importante. Hier, lorsque l’information était encore synonyme de papier, les étagères se remplissaient en général à une vitesse vertigineuse. Cela posait parfois la question d’un réaménagement ou de la destruction d’une partie des archives.

Ce monde appartient-il au passé ? On pourrait le croire, et pourtant de nombreuses structures empilent encore des dizaines de milliers de documents, chaque année, dans des cartons poussiéreux. Un accès direct grâce au logiciel gestion électronique des documents Le format électronique fournit aujourd’hui une solution sure pour l’ archivage documents. Le premier avantage est l’accès direct à l’information : plus besoin de grimper sur une échelle, il suffit de taper une recherche sur un ordinateur. Un avantage de taille pour les nouveaux arrivants d’une entreprise, qui éviteront ainsi une initiation laborieuse au système de rangement souvent propre à chaque lieu. La transmission de l’information se fait facilement et vous ne perdez plus votre temps et votre énergie à la recherche d’un exemplaire papier introuvable: vous savez tout de suite si vous disposez d’un document ou non.

Partage facilité et réduction des coûts grâce à www.multidata.lu Votre collègue ou votre responsable a besoin rapidement d’un document d’archive ? Non seulement vous le trouverez en deux temps trios mouvements, mais en plus vous vous épargnerez l’étape de la photocopie. Lorsqu’il faut faire vite, on n’a pas envie de devoir attendre plusieurs jours un courrier dans sa boîte aux lettres, surtout lorsque l’on connaît les possibilités de l’envoi électronique. Avec un logiciel gestion électronique des documents, déjà sous format électronique, le document peut être partagé immédiatement en envoyé dans la minute à l’autre bout de la planète! Un gain en temps non négligeable, qui constitue également une économie importante. Avec les solutions de www.multidata.lu, vous gagnez aussi en espace et libérez même vos espaces de stockage.

Post Navigation