Tout connaître : Avis et conseils

Conseils sur différents produits ou services

Archive for the category “ERP”

Gestion commerciale ERP

De nos jours, la technologie domine dans tous les domaines. L’informatique a permis de faciliter la tâche des personnes physiques, grâce à l’automatisation. Dans toute entreprise, petite, grande ou moyenne, la gestion des documents tient un rôle fondamental. Aujourd’hui, grâce à des ERP, il est possible de gérer électroniquement ces documents.

Tout savoir sur les ERP

ERP, de l’anglais Entreprise Ressources Planning est traduit en français par PGI ou Progiciel de Gestion Intégré. Un progiciel est défini comme un ensemble de logiciels. Ainsi, les ERP permettent d’intégrer de nombreux services.

Comme son nom l’indique, des ERP sont des logiciels de gestion commerciale qui permettent la gestion des stocks, des fournisseurs, de la vente, de l’e-commerce et bien d’autres.

Les avantages offerts par la gestion commerciale

Comme tout logiciel, les ERP ont été créés pour faciliter le travail des hommes. Le progiciel fonctionne de manière autonome pour analyser et améliorer le fonctionnement de l’entreprise. Il s’agit de définir un usage plus efficace des ressources, humaines et matérielles.

Un ERP doit agir en temps réel et procurer une base de données commune qui supporte toutes les applications. Son installation se fait en collaboration ave le département informatique de l’entreprise.

La gestion commerciale ERP permet la gestion de documents commerciaux multidata, la conception de factures, devis… et une meilleure organisation avec les clients et les fournisseurs, grâce à leur site internet.

Comment se procurer un logiciel de gestion-commerciale ERP ?

Les progiciels de gestion intégrés sont le plus souvent payants. Il faut donc en acheter pour pouvoir en profiter. Il existe de nombreux éditeurs qui fournissent ces logiciels. Il est possible de les voir sur le site internet de Multidata.

Investir dans la gestion commerciale ERP ne peut qu’être bénéfique pour l’entreprise. Grâce à l’automatisme des tâches, l’entreprise gagne en temps et en rentabilité. De plus, la gestion électronique des documents est essentielle dans ce monde où la technologie ne cesse d’évoluer.

Enterprise Resource Planning ou ERP

Le site de multidata.lu, situé au Luxembourg, met à la disposition de professionnels plusieurs logiciels ERP répondant aux plus hautes exigences. Voici un résumé descriptif de ce type de logiciel.

Definition

L’ ERP (Enterprise Resource Planning) qui peut être littéralement traduit par « planification des ressources de l’entreprise » est la le terme le plus connu du PGI (Progiciel de Gestion Intégré). C’est un outil informatique qui facilite la gestion et le suivi de l’ensemble des informations et des services opérationnels appartenant à une entreprise en temps réel.

Fonctionnement

Sans cette solution, les données devaient être entrées manuellement sur différents services au sein de l’entreprise. Cet outil fonctionne sur le principe de la centralisation des données de l’entreprise. En effet, un serveur héberge une base de données unique ce qui facilite la création et l’analyse des informations et garantit leur unicité.

L’outil se base sur l’utilisation du moteur de workflow ce qui permet de la propagation des données une fois qu’elles sont enregistrées dans le système informatique. Le logiciel assure la gestion du fonctionnement d’une entreprise en faisant le lien entre les différentes fonctions. Pour résumer, l’introduction ou la modification de données sur l’un des modules va immédiatement impacter sur tous les autres modules: la base de données est mise à jour et applique la modification à toute l’entreprise.

Enjeux et avantages

La mise en place de cette solution présente plusieurs avantages aussi bien pour les multinationales et les TPE et les PME. En effet, cette solution permet de gagner du temps, d’économiser sur le coût de gestion, d’éviter de répéter d’entrer des données sur plusieurs services, de réduire les erreurs humaines par des bugs informatiques ou par des falsifications, d’assurer la traçabilité du système d’information fourni. Ainsi, il permet d’optimiser la gestion d’une base de données et d’avoir une vision globale de l’entreprise et faciliter l’accès à tous les utilisateurs en temps réel.

Pour bénéicier de ce service, il suffit de faire un tour sur le lien suivant: multidata.lu.

Gestion commerciale ERP

Un ERP, connu sous le nom d’Entreprise Ressources Planning, est un type de logiciel de gestion commercial utilisé en plus grande partie par des entreprises. D’autres l’appellent PGI ou Progiciel de Gestion Intégrée. C’est un logiciel qui offre de nombreux avantages. Voici tout savoir à propos du thème.

Gestion commerciale ERP

Il se définit comme étant un outil informatique permettant aux entreprises la possibilité de réaliser en un ensemble bien défini la gestion de leurs ventes et achats. Il s’agit d’une unique base de données où les informations ne sont entrées qu’une seule fois et restent accessibles depuis la base centrale. Il est à caractère évolutif et a une capacité d’adaptation rapide aux changements passifs de l’entreprise.

Différents types

En général, il existe quatre principaux types de Gestion commerciale ERP :
Généraliste : où l’on retrouve toutes les fonctionnalités de base et répond mieux aux besoins essentiels des entreprises.
Spécialisé : qui met en avant les fonctionnalités propres de chaque métier spécialement les secteurs d’activité tels que la gestion, la logistique…
En open source : il inspire un caractère de liberté sans nécessairement avoir de licence. Du coup, il présente le meilleur intérêt aux termes de prix avec des qualités de services minimisés.
En mode SaaS : Il se présente sous forme de service. Sa particularité se montre par l’emploi d’un serveur placé à une certaine distance. Une connexion externe plus rapide peut alors se faire.

Avantages

Il est souvent présent lors de l’établissement de divers processus commerciaux et favorise un transfert simple et rapide de données entre certains départements d’une entreprise. Il incite une réduction bénéfique du coût de la production et inspire une très haute performance en utilisant des analyses de KPI. Il faut tout savoir qu’il facilite une optimisation interne de processus entre les départements et admet une meilleure interopérabilité et fiabilité de données.

La définition d’un Entreprise Ressource Planning

Gérer l’entreprise par une meilleure gestion électronique des documents permet une compétitivité tout en améliorant la performance. Seulement, la GED doit être conforme aux ERP présents sur le marché. Dans ce cas, il est essentiel pour chaque entreprise de comprendre l’Entreprise Ressource Planning et de connaître ses caractéristiques.

La définition d’un Entreprise Ressource Planning

L’ERP ou Entreprise Ressource Planning, connu sous le terme français Progiciel de gestion intégré ou PGI, est un système d’information permettant la gestion l’intégralité des processus opérationnels présents dans une entreprise. Il est la solution pour différents services d’être toujours en communication ainsi de permettre les différentes mises à jour dans le système d’informations.

Les caractéristiques d’un progiciel de gestion intégré

Pour être efficace et permettre à l’entreprise de gagner en compétitivité et en performances, un ERP doit émaner d’un unique éditeur. Ensuite, chaque impact dans un service doit avoir un effet réel dans les autres modules. Il doit aussi permettre une piste d’audit, avec ce système, l’origine de chaque information est connue de tous. Tout le système d’information de l’entreprise doit aussi être couvert par ce progiciel permettant ainsi une unicité des informations. Avec Multidata et sur son lien web, chaque entreprise pourra avoir la solution adéquate à leurs besoins en matière de gestion électronique de documents.

Les avantages des entreprises optant pour ce progiciel

Multidata a pour but de faciliter les quotidiens des entreprises en leur fournissant des logiciels adéquats à leur bon fonctionnement. Avec une même information circulant dans l’entreprise, la redondance et la divergence sont ainsi évitées. Étant donné que le logiciel couvre plusieurs domaines, les stocks seront bien gérés. Pour les multinationales, le logiciel proposé sur le lien web de Multidata permettra une meilleure normalisation de la gestion du personnel. Pour plus d’informations sur leur prestation, leur lien web reste disponible.

GED ou Gestion électronique des documents

Définition : la Gestion Électronique de Documents (GED) est un « ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion ».

Il faut savoir que de nos jours, les fichiers ou archives électroniques ont un rôle dans la plupart de nos activités sociales, personnelles ou professionnelles et ont supplanté le support papier. Avant développement du monde de l’informatique et de l’accès pour tous à internet les documents étaient copiés, archivés avec tous les problèmes de conservation dans le temps.

GED et ses avantages :
• Les documents d’une même entreprise sont stockés sur une base et consultables rapidement même à distance et surtout cela évite la dispersion des documents et garantit leur conservation.
• L’entreprise peut créer ses documents, les corriger, les transférer, et même les détruire par le réseau intranet.

Il faut bien comprendre que l’archivage a pour objet la gestion de vie d’un document, soit temporaire soit, pour un temps, indéterminé. Le but n’est pas l’application des nouvelles technologies, mais la possibilité de choisir ce qui est le plus approprié à nos besoins.

GED et Sécurité :
• Sauvegardes qui peuvent enregistrer sur CD ou Serveur Dédié.
• Paramétrage sur le système GED pour éviter toute erreur de saisie.
• Code d’Accès (Login) et Mot de Passe à tout utilisateur.
• Cryptographie et Signature Électronique peuvent également être ajoutées pour plus de sécurité.
• Conservation de l’historique de tous les intervenants pour pouvoir si nécessaire repérer une atteinte volontaire à l’intégrité des documents.

GED Aspect Juridique et Valeur Légale :
La numérisation ou création en ligne des documents est encore un sujet à débat du monde juridique. Le document écrit original est aujourd’hui la seule preuve valable pour la loi française, avec une durée de prescription légale de 10 ans.

Toutefois, il existe dans la loi du 13 mars 2000 « Art. 1316-1. – L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier,sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

GED et Logiciel :
L’exploitation du système GED passe par l’acquisition d’un logiciel et ce choix en plus des fonctions offertes doivent correspondre aux besoins réels de l’entreprise.

Quels sont les documents à archiver ?

Une entreprise manipule des centaines de documents chaque année. Une gestion électronique des documents s’impose pour éviter tout dysfonctionnement entre les services à cause d’une pièce égarée ou perdue.

Quels sont les documents à archiver ?
Tous les documents qui jouent un rôle crucial dans l’activité de l’entreprise doivent être bien stockés. Ces derniers peuvent prendre la forme de documents scannés, de fichiers informatiques tels que textes, tableurs, photos, vidéos, etc. Leur contenu peut être de diverses natures : contrat avec les fournisseurs, cahiers des charges des clients, contrats de travail ou bons de commandes par exemple.

L’intérêt de la gestion informatisée des documents
Les documents ont pour mission de rendre aisée la traçabilité d’une opération. On les sort immanquablement en cas de litige, car ils servent de preuve. Ce ne sont pas tous les dossiers qui circulent dans l’entreprise qui sont pourtant gardés, d’où également l’intérêt de déterminer leur durée de vie. L’utilisation d’un logiciel facilite nettement leur stockage numérique. Cet outil permet aussi de fixer quels sont les départements qui y ont accès et ceci n’est possible que grâce à l’installation réseau de la base de données. L’adoption d’une solution informatisée réduit l’archivage de documents papier qui est trop coûteux et difficile à administrer.

L’utilisation concrète d’un logiciel dans la vie quotidienne de l’entreprise
Concrètement, chaque pièce doit être disponible à n’importe quel moment dès qu’elle est sollicitée par un département. C’est le logiciel d’archivage qui permet d’harmoniser le travail entre les services, puisque la communication passe mieux entre eux. En effet, un utilisateur n’a plus besoin que le document lui arrive par le cahier de transmission avant de traiter les données qui lui sont nécessaires. Une facture bouclée par un vendeur sur un logiciel de gestion commerciale ERP est par exemple immédiatement consultable par la comptabilité. La circulation manuelle du document est ainsi supprimée, car elle réduit le temps de réactivité des décideurs en étant trop chronophage.

Les progiciels les atouts d’une Entreprise

De nos jours, afin d’optimiser leurs performantes, tant au niveau administratif, comptable que commercial, les Institutions, petites ou grandes s’informatisent et utilisent des progiciels de gestion intégré (ERP).

La gestion électronique des documents GED ou Gestion commerciale ERP apparaissent, aujourd’hui, comme d’indispensables outils.
Il existe des logiciels de gestion multi-Etablissements pour une large diffusion et des logiciels spécifiques créés essentiellement pour une entreprise.

La dématérialisation garante de la sécurité et de la fiabilité:

Un gestion administrative et comptable demande un flux colossal, mais essentiels, de documents. Ces écrits nécessitaient un traitement manuel de classement, d’archivage très important. Heureusement la numérisation a apporté un gain considérable de temps, de place, d’organisation et la protection assurée des pièces. La gestion électronique des documents permet également le partage et l’échange, des informations digitalisées, entre collègues.

Maîtriser son stock, ses ventes, sa facturation.

Connaitre ses Avoirs et pouvoir proposer un produit disponible à ses clients apporte une image de sérieux et de professionnalisme.
La gestion commerciale ERP vous accompagne tout au long du cursus de vos produits :
* de la fabrication, s’il y a lieu, ou des commandes à vos grossistes,
* de la tenue et du suivi du stock.
* la constitution de devis,
* la création des factures
et jusqu’à l’incrémentation des statistiques.

Les déploiements informatiques, pourquoi une installation réseau informatique ?

Que les Entreprises soient locales avec une seule base bureautique mais plusieurs bureaux ou nationale avec des besoins d’échanger des données, une seule évidence l’ installation réseau partagé. Fini les courriers qui n’arrivent pas, les sauvegardes hasardeuses qui pouvaient se perdre, maintenant les renseignements sont accessibles en réseau. Ce système met à votre disposition un serveur de messagerie interne, donc instantané, des outils collaboratifs. La zone de stockage permet l’accès à tous les appareils reliés de compulser ou éditer tous les dossiers, textes, fichiers entreposés.

La gestion électronique des documents

La Gestion électronique des documents est la façon dont une entreprise utilisant des programmes informatiques et de stockage d’informations gère ses différents types de documents.

Pourquoi un GED ?

Un système de Gestion électronique des documents (GED) permet à une entreprise et à ses utilisateurs de créer un document ou la sauvegarde d’une copie papier sous forme électronique. Autrement, la GED peut gérer des documents sous forme d’image, vidéo, audio, ou textes. Un système de GED fournit habituellement une vue unique de plusieurs bases de données et peut inclure même des scanners pour la sauvegarde des documents, des imprimantes pour la création de copies papier.

Pour relier ces différents dispositifs la GED doit faire appel à un réseau qui comprend des appareils de stockage tels que: des systèmes de disques indépendants, un serveur et des programmes de serveur permettent la gestion des bases de données. Donc, une installation réseau réunissant tout ces dispositifs est nécessaire. Cette installation réseau nécessitera du matériel réseau tels que des routeurs, des commutateurs, des hubs, etc.

La GED doit répondre à certaines procédures de gestion des documents.

Tout système GED doit se conformer à des systèmes d’acquisition des documents par exemple: la numérisation des documents en papier, leur indexation, leur classement, l’archivage, la manière d’accéder aux documents, leur diffusion, etc. La GED permet à l’organisation ou l’administration d’assurer la collaboration, la capitalisation et l’échange des différentes informations. Elle prend en considération le besoin de gestion des documents suivant leur durée de vie réglementaire, depuis leur création jusqu’à leur archivage.

La gestion commerciale ERP un exemple de système de gestion électronique d’une entreprise.

Le mot ERP qui désigne en anglais « Enterprise Ressource Planning » est appelé chez les les francophones par PGI (Progiciel de gestion intégré). Ce système de gestion commerciale et administrative de façon électronique est utilisé pour répondre à certaines caractéristiques qui permettent: l’unification des actes administratifs, la mise à jour en temps réel de l’information qui se répercute sur tous les modules associés, le suivi facile de l’origine de toutes les informations, la gestion commerciale ERP, la couverture de tous les systèmes d’informations à moins que la société ne décide d’installer que quelques modules de l’ERP, etc.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP (Entreprise Resource Planning en Anglais) est une application qui permet de coordonner l’ensemble des activités d’une entreprise. On parle aussi de « Progiciel de Gestion intégré » (PGI).

Les activités concernées peuvent aussi bien être verticales (comme la production ou l’approvisionnement) qu’horizontales (le marketing, les ventes, la gestion des ressources humaines…) et peuvent ainsi être regroupées autour d’un unique système d’information. C’est ce même système d’information qui servira ensuite à la transmission de l’information, à son traitement et à sa diffusion au sein de l’entreprise.

L’ERP entreprise est donc une solution logicielle qui peut faire office de support organisationnel pour toute l’entreprise et qui vise une gestion globale et simplifiée. Sa mise en place consiste en l’intégration du logiciel dans les services de l’entreprise. Après un paramétrage spécifique aux activités de celle-ci et une appropriation des utilisateurs, il doit permettre d’offrir une vue logique et pertinente dans tous les modules du système d’information. Une Solution ERP est un véritable projet stratégique de transformation qui nécessite une mobilisation complète de l’entreprise et notamment de la direction générale de celle-ci. En effet sa mise en place entraîne de nombreux changements en commençant par les habitudes de travail des employés.

Cet outil informatique s’il correspond aux activités de l’entreprise présente de très nombreux avantages.

Grâce au logiciel ERP, les processus de gestion sont optimisés, l’information devient cohérente et homogène. De plus un tel partage du système d’information facilite aussi bien la communication interne à l’entreprise que la communication externe.

Ce logiciel minimise aussi les coûts du service informatique de l’entreprise (maintenance corrective, synchronisation des traitements…) et permet une diminution du nombre de salariés affectés à la saisie comptable. Pour finir et ce dernier point est essentiel, l’ERP entreprise entraîne une maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement. C’est une profonde révision de l’organisation des tâches, une standardisation bénéfique de tous les processus.

La solution ERP, c’est donc un logiciel à la pointe de la technologie qui permet d’optimiser la croissance de l’entreprise par une maîtrise accrue de toutes ses activités. Cet outils est encore en plein développement et son évolution technique continue aujourd’hui son accélération.

ERP: le nouveau bras-droit du chef de projet

Un logiciel ERP, appelé aussi progiciel, est un logiciel de gestion de projets. Cet acronyme anglo-saxon signifie Entreprise Ressource Planning. Bien que cette terminologie soit la plus couramment utilisée, les milieux francophones emploient parfois la dénomination de Progiciel de Gestion Intégré. Cette dernière est désignée par le trigramme PGI.

Son utilité

Une solution ERP rassemble sous dans un même programme les grandes phases d’un projet et les contraintes inhérentes à son déroulement. Il permet donc d’organiser et d’optimiser le déroulement d’un projet à chaque étape depuis la conception jusqu’au produit final.

Ses utilisateurs

Les ERP entreprise sont plébiscités par les sociétés de l’industrie et des services. La maîtrise de la chaîne de production, la capacité d’optimisation de cette dernière et la visibilité globale sur le long terme en font des outils particulièrement adaptés aux PME-PMI.
Globalement, les logiciels ERP sont destinés aux entreprises dont les projets nécessitent plusieurs compétences ainsi que l’interaction de plusieurs personnes ou de plusieurs équipes.

Ses fonctionnalités

En fonction de la solution ERP choisie, les fonctionnalités seront plus ou moins poussées. Néanmoins, trois éléments indispensables à la réalisation, au suivi et à l’optimisation d’un projet seront toujours présents. Il s’agit des tâches liés à la gestion de projet, des zones critiques dont le retard influe directement sur le délai du projet et des ressources (humaines et matérielles). De plus, certains logiciels ERP intègrent le budget du projet et l’influence de chaque élément du projet et des conditions extérieures sur celui-ci. Un facteur prépondérant dans la prise de décision du chef de projet.
En outre, la quasi-totalité des ERP entreprise permettent aujourd’hui de créer un diagramme de Gantt et un réseau Pert.

Ses avantages

Un logiciel ERP offre de nombreux avantages :
– Il permet une véritable planification du projet pour un suivi clair et efficace.
– Il assure une budgétisation au plus juste du coût du projet
– Il offre la possibilité de recalculer les délais en fonction des évènements ou selon divers scénarii
– Chaque acteur du projet peut se situer dans la chaîne de production, connaître à un instant donné ce qui lui reste à accomplir et ses éventuelles interfaces avec d’autres intervenants
– Il garantie la piste d’audit. En d’autres termes, l’analyse de l’origine de chaque information est donc facilitée
– Les entreprises peuvent aisément calculer leur retour sur investissement
– Il s’agit d’un véritable outil d’aide à la prise de décision

Post Navigation