Tout connaître : Avis et conseils

Conseils sur différents produits ou services

Ce qu’il faut savoir sur la Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents ou GED consiste à organiser, structurer et homogénéiser les documents électroniques au sein d’une organisation. La GED est un des piliers majeurs de l’éditique et de nombreux éditeurs de logiciels de gestion commerciale ERP fournissent des solutions pour indexer, classer et stocker les documents électroniques.

L’acquisition des documents et leur numérisation
Des solutions de GED comporte généralement un produit ou un outil pour acquérir et numériser des documents. Ces numérisation s’appuie sur des scanners et des logiciels de reconnaissance optique, notamment pour identifier les informations nécessaires pour le classement des documents (reconnaissance de police de caractère, codes à barres, OCR, Datamatrix…). Cette numérisation se dote généralement d’une installation réseau pour connecter l’ensemble des scanners à la solution.

Cette numérisation permet de limiter le stockage des documents sous forme papier (destruction uniquement si cela est autorisé ou si le format électronique fait office de valeur probatoire).

Indexation des documents électroniques et leur traitement
La numérisation des documents ou leur production via un logiciel de composition ou de transformation doit être accompagnée d’une phase d’indexation, permettant à l’outil de GED de les identifier, les classer et les stocker.

Cet indexation peut se faire par le biais d’un fichier d’index (texte, XML), associé à un fichier à mettre en GED. Le fichier d’index contient une ligne ou une section par document (ou client) contenu dans le fichier de données. Cette ligne (ou section) donne les informations nécessaires pour le stockage, l’identification et la classification du document.

Une autre technique pour la gestion électronique des documents consiste à insérer des métadonnées dans les fichiers à mettre en GED. Cela se traduit par l’ajout de Bookmarks pour les PDF, TLEs ou NOPs pour les AFP ou des commentaires pour les fichiers PostScript.

Le stockage des documents
Pour des raisons légales, certaines données doivent être stockées pour une longue durée (par exemple, 10 ans). Cela nécessite un espace de stockage en adéquation avec la volumétrie, des procédures de sauvegarde pour pallier aux sinistres éventuels (incendie, pannes matérielles…) et la possibilité de mettre en place un système redondant sur plusieurs sites physiques ou installation réseau, pour réduire les risques de perte de données.

Les solutions GED ou gestion commerciale ERP doivent respecter les réglementations en vigueur (stockage des documents identiques à ceux produits initialement, récupération d’identifiant du client, adresse…).

Consultation et réédition de documents
Au travers d’une interface, l’outil de GED met à disposition les moyens nécessaires pour consulter et rééditer un document stocké. Un client peut ainsi demander à ce que soit rééditer un document (pour des raisons juridiques ou de vérification). Certains éditeurs proposent des interface en Client Léger, et des API pour permettre d’extraire les documents via un système tiers.

Workflow et mécanisme de mise en GED
La plupart des éditeurs de solution de GED propose des mécanismes de Workflow d’approbation et de suivi du cycle de vie des documents. Cela permet de connaitre par exemple le statut d’un document, de sa création ou numérisation jusqu’au stockage et son éventuelle réédition.
L’approbation de la numérisation ou stockage peut s’appuyer sur plusieurs étapes pour sécuriser le processus et s’assurer que seuls les documents validés peuvent être stockés.

Single Post Navigation

Comments are closed.