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Gestion électronique des documents

Système informatisé de gestion des documents, l’exploitation électronique des documents (GED) permet la numérisation et l’archivage des documents de votre entreprise afin de constituer un système d’ archive électronique de documents. Pratique informatisée visant l’administration des informations et des documents électroniques au sein d’une structure ou entreprise, elle met principalement en œuvre des mécanismes d’acquisition en lien avec la numérisation de plusieurs types de documents papiers, d’indexation, de classement, de conservation d’informations, d’accès (navigation et recherche) et de diffusion des documents.

Qu’est-ce qu’un document ?
Il est à noter qu’un document dans les systèmes de GED, est un fichier multidata contenant des informations non structurées que sont les fichiers bureautiques, les fichiers d’applications, les contenus pour le web, les rapports, les formulaires, les photos, les fichiers audio, les vidéos générés par un logiciel informatique, ainsi que toutes les images de documents qui ont été numérisés. Le document de l’entreprise peut s’entendre aussi bien des documents papiers que de documents électroniques.
Ainsi, la GED permet de constituer une Archive électronique de documents multidata en lien direct avec des supports papiers qui ont un cycle de vie.
En effet, les documents ayant tous un cycle de vie, sont : classés, retrouvés, distribués et ou publiés.
Opter pour une solution de gestion électronique des documents permettra de maîtriser et d’automatiser ce cycle de vie avec une base de données informatisées pour distribuer et archiver les documents.

Les avantages de la gestion électronique des documents
Un outil performant de gestion électronique des documents admet bon nombre de bénéfices.
La GED accélère la production du personnel en optimisant le temps de traitement des documents.
La GED offre une facilité de travail en réseau au sein de différents départements d’une même entreprise, ce qui augmente la productivité et la collaboration entre divers acteurs de la structure.

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