Tout connaître : Avis et conseils

Conseils sur différents produits ou services

La GED, qu’est-ce que c’est ?

La révolution numérique a eu droit sur l’imprimerie et s’impose aujourd’hui en mode de gestion de documents très efficace. Plus connu sous l’appellation gestion électronique des documents (GED), elle fait le bonheur des organisations qui l’ont adopté et qui s’en servent comme un système de multidata. De quoi s’agit-il réellement ? Quels sont les avantages et limites de ce système révolutionnaire ? Comment fonctionne-t-il ? Découvrez les points essentiels de cette merveille technologique sur notre site web.

La GED, qu’est-ce que c’est ?

Appelé en anglais Document Management System (DMS) ou Electronic Document Management (EDM), la gestion électronique des documents (GED) est une invention informatique destinée aux organisations et qui sert à organiser toutes leurs informations sous forme de documents électroniques. Elle est conçue sous le modèle de logiciel qui fonctionne comme un multidata servant à emmagasiner et gérer toutes les données informatives de l’organisation.

Comment fonctionne-t-elle ?

Une fois installée dans votre réseau informatique, la GED se charge du cycle de vie de tous vos documents. Dès que le document est créé sous n’importe quel format (email, Word, Excel, JPEG…) il l’enregistre et le stocke dans votre base de données. Vous pouvez aussi y faire entrer des documents digitaux récupérés sur un site web ou les documents papiers à convertir en numériques. Ensuite, la GED se charge de la diffusion de ces documents dans tous les compartiments de votre réseau informatique tout en vous concédant le droit de modification, de contrôle et de suivi de l’information et de sa mise à jour. Après l’usage du document, la GED sous aide à l’archiver en toute sécurité ou de le détruire.

Les avantages

La GED améliore considérablement la gestion du flux d’information de votre entreprise, quel que soit son capital humain et financier. Il permet ainsi :
• un accès facile et rapide à l’information avec une traçabilité légendaire
• une gestion méthodique et fluide de vos documents avec réduction de volume de stockage
• Un accès bien contrôlé aux informations
• Un bon suivi des informations et sans risque de perte

Les limites

La qualité a un prix. La mise en œuvre de la GED a un coût élevé par rapport à l’investissement matériel et la numérisation des documents papier. Elle exige aussi un véritable changement logistique concernant l’organisation et les pratiques anciennes menées dans l’entreprise.

Single Post Navigation

Comments are closed.