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L’archivage électronique de document, plus qu’un simple classement

L’archivage électronique de document est aujourd’hui devenu une pratique presque globale. Les paperasses administratives ont subi progressivement une mutation vers les fichiers électroniques qui s’avèrent être plus avantageux pour l’entreprise. Le principe étant le même que le classement manuel des documents, l’archivage électronique se montre être bien plus que cela.

L’archivage électronique, son attribut et son apport

Rien qu’en partant de sa dénomination, l’archivage électronique consiste à mettre les documents utiles à l’administration voire à l’entreprise sous archive. C’est-à-dire que ses documents vont être classés en vue d’un usage ultérieur ou seront détruits à l’échéance de sa validité sans effort majeur émanant du responsable de la tâche. La question se pose alors, si l’archivage électronique est bien plus que le classement, en quoi il consiste exactement ? En réalité, l’archivage électronique du document est un processus que l’on peut qualifier de long allant de la collecte des informations, en passant par la transcription, puis la constitution de documents pour enfin aboutir au classement ainsi qu’à l’utilisation aisée des documents classés. C’est ainsi que ce processus se doit d’avoir recours aux divers techniques informatiques tels que la gestion électronique des documents, la sécurisation des informations, et bien tant d’autres.

Le recours aux entreprises spécialisées

Actuellement, les entreprises ne s’en tiennent plus à leurs uniques compétences. Ils font appel à des sous-traitances pour contribuer au bon fonctionnement de leur activité. Ces entreprises sous-traitantes sont la plupart du temps visibles en ligne sous forme de site web où figure la mention cliquez ici qui servira d’accès au site.

Le site web Multidata: http://www.multidata.lu

Faisant partie des entreprises spécialisées en archivage électronique des documents, Multidata propose à sa clientèle des services allant de la gestion des documents jusqu’à la consultance informatique. Cliquez ici http://www.multidata.lu pour accéder au site en un simple clic.

Qu’est-ce qu’une Gestion électronique des documents ou GED??

De nos jours, l’avancée technologique ne cesse de faire parler d’elle-même. Plusieurs options sont offertes par ces nouvelles technologies, sans parler du Gestion électronique des documents.

Qu’est-ce qu’une Gestion électronique des documents ou GED ?

Tout d’abord, son existence a été destinée pour régir les archives bureautiques en version électronique. Une Gestion électronique des documents se comporte par la mise en place de la formalité des stockages et émission électronique. Celle-ci vise surtout à administrer les différents documents, la recherche et l’indexation. La GED est un outil informatisé pour l’administration des droits d’accès. C’est une issue pour préserver certaines informations et aussi pour la recherche approfondie dans un document créé ou reçu par autrui.

Quelles sont les étapes à maitriser pour la mise en place de la GEB ?

Il existe différentes étapes pour la mise en place de la GEB. Premièrement, l’acquisition des documents, c’est-à-dire, numériser, intégrer et indexer par mot-clé les informations. Ensuite, gérer, sécuriser les documents tout en administrant les métadonnées. Enfin, diffuser les documents, le mode pull qui consiste à mettre à disposition les informations et vérifiables sur internet. Le mode push, quant à lui, consiste l’envoi des informations à des destinataires.

Quels sont les avantages de la Gestion électronique des documents ?

Comme dans toutes sociétés, la GED apporte différentes aubaines et ne se soucie pas de la grandeur des entreprises. Son utilisation permet de réduire les coûts de l’exploitation des documents par la Multidata ou Multidata.lu. Vos données sont sécurisées grâce à des systèmes complexes inébranlables. Les informations personnelles sont mises à jour facilement. La Multidata ou Multidata.lu classifie, reproduit rapidement, réduit la perte de vos documents et informations tout en économisant de l’espace dans votre entreprise.

La gestion électronique des documents est ainsi une nouvelle technologie révolutionnant le côté industriel que personnel.

GED ou Gestion électronique des documents

Définition : la Gestion Électronique de Documents (GED) est un « ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion ».

Il faut savoir que de nos jours, les fichiers ou archives électroniques ont un rôle dans la plupart de nos activités sociales, personnelles ou professionnelles et ont supplanté le support papier. Avant développement du monde de l’informatique et de l’accès pour tous à internet les documents étaient copiés, archivés avec tous les problèmes de conservation dans le temps.

GED et ses avantages :
• Les documents d’une même entreprise sont stockés sur une base et consultables rapidement même à distance et surtout cela évite la dispersion des documents et garantit leur conservation.
• L’entreprise peut créer ses documents, les corriger, les transférer, et même les détruire par le réseau intranet.

Il faut bien comprendre que l’archivage a pour objet la gestion de vie d’un document, soit temporaire soit, pour un temps, indéterminé. Le but n’est pas l’application des nouvelles technologies, mais la possibilité de choisir ce qui est le plus approprié à nos besoins.

GED et Sécurité :
• Sauvegardes qui peuvent enregistrer sur CD ou Serveur Dédié.
• Paramétrage sur le système GED pour éviter toute erreur de saisie.
• Code d’Accès (Login) et Mot de Passe à tout utilisateur.
• Cryptographie et Signature Électronique peuvent également être ajoutées pour plus de sécurité.
• Conservation de l’historique de tous les intervenants pour pouvoir si nécessaire repérer une atteinte volontaire à l’intégrité des documents.

GED Aspect Juridique et Valeur Légale :
La numérisation ou création en ligne des documents est encore un sujet à débat du monde juridique. Le document écrit original est aujourd’hui la seule preuve valable pour la loi française, avec une durée de prescription légale de 10 ans.

Toutefois, il existe dans la loi du 13 mars 2000 « Art. 1316-1. – L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier,sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

GED et Logiciel :
L’exploitation du système GED passe par l’acquisition d’un logiciel et ce choix en plus des fonctions offertes doivent correspondre aux besoins réels de l’entreprise.

Archivage électronique des documents

Il n’est pas évident de gérer une multiplicité de documents électroniques sans les outils adéquats. Non seulement, cela entraine une perte de temps mais également un chamboulement total du système de stockage utilisé. Afin de simplifier la manipulation ainsi que l’arrangement de ces informations, il est préférable de disposer d’un outil de gestion des documents ou mieux, d’un logiciel spécialisé en GED.

Assurer une gestion électronique des documents en quelques étapes

Pour dresser un projet en bon et de forme, différents programmes informatiques dont les ERP sont aujourd’hui proposés pour aider dans la mise en œuvre. Le but est de rendre aisé l’accès à ces contenus documentaires centralisés par les collaborateurs et d’améliorer l’analyse des projets en cours. Suite à la numérisation des masses de données, un système d’indexation peut être utilisé pour structurer les informations suivant différents critères préétablis. Après l’analyse des moyens d’exploitation des contenus, la réalisation d’une archive est alors envisageable. Selon le logiciel utilisé, une coordination standard des informations peut être créée.

Configurations pratiques dans la manipulation de logiciels de gestion des documents

Le paramétrage est utile pour optimiser l’efficacité de la solution GED. Le point essentiel à vérifier est le bon fonctionnement du système d’acquisition des données, incluant l’enrichissement de la bibliothèque à disposition. Puis, il y a le processus de classement des contenus documentaires avec la détermination au préalable de leur emplacement dans la base de données choisie. Et en dernier lieu, l’option de vérification des documents. Ces réglages doivent être précisés pour ne perdre aucun fichier ni le retrouver dans un emplacement inapproprié.

Où obtenir ce logiciel gestionnaire de documents ?

De nombreux éditeurs de ce genre d’outil proposent aujourd’hui une variété de programmes ergonomiques et intuitifs. Dans la majorité des cas, un simple lien de téléchargement est suggéré à l’internaute. Soit il est payant soit il s’agit d’un gratuiciel. Une fois acquis à partir du lien dédié et installé sur le système, le programme spécialisé en GED est opérationnel. Le nombre d’ERP ou progiciel de gestion intégré sur internet est élevé et l’internaute doit juste choisir le bon URL qui répond au mieux aux travaux qu’il compte effectuer.

De la réception de l’information à la gestion administrative

La gestion des documents administratifs permet de structurer de manière sûre et méthodique tous les documents ou données dont un particulier, une entreprise, une collectivité locale ou même un organisme étatique peut avoir besoin pour réguler son activité. Celle-ci passe nécessairement par les indispensables traitements des documents qui proviennent des informations collectées. Qu’elle provienne des médias, de la presse, du web ou encore de nos proches connaissances, les infos que nous recevons au quotidien sous toutes ces formes se doit d’être analysée. Ne devons-nous pas essayer de la percevoir comme une donnée importante pour une meilleure gestion de nos activités?
Effectué des traitements sur tous types de documents demande au minimum des informations précises et bien assimilées. Ces distinctes opérations réalisables peuvent se ranger dans plusieurs catégories. Nous pouvons citer entre autres l’introspection, le développement, l’extraction, la distribution, le classement et l’indexation des différentes pages avant d’ exécuter les conversions aux formats désirés.

L’incontournable information
Ce concept très mobile dans sa définition globale est intérieurement rattaché aux notions de communications, de données, d’instructions, de connaissances ou encore de perception. Les infos dans leurs formes primaires sont ce qui donne une forme, une perception des choses à notre esprit. N’est-ce pas sans aucun doute le préalable à toute initiative ? Car sans information reçue, comment pourrions-nous entreprendre une bonne organisation sociale et administrative.

L’importance des traitements des données numériques
Les traitements des documents numériques se présentent comme inéluctables de nos jours. Pour autant son importance dans la gestion des documents administratifs n’a pas encore convaincu totalement certains corps de métier. Les professions en lien avec la littérature sont en train de s’y mettre, mais à un rythme de lecture de roman, c’est-à-dire très lentement.

L’archivage électronique des documents

L’ archivage électronique, autrefois impopulaire, est aujourd’hui en voie de révolutionner le monde de l’entreprise. En effet, il permet une meilleure souplesse dans l’ archivage documents que le papier. La dématérialisation des données est également avantageuse au niveau de la gestion de l’espace.

Cependant, l’ archivage électronique et la gestion électronique des documents doivent respecter certains critères. Selon les termes de l’article 1316-1 du Code civil, l’auteur doit pouvoir être obligatoirement identifié et identifiable. De plus, le document doit être archivé électroniquement dans des conditions permettant de garantir son intégrité. Aux yeux de la loi, cela permet d’apporter une garantie. Le document peut alors être utilisé, par exemple, dans le cadre d’un contentieux. Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc pas être modifié.

L’aspect sécuritaire est également à envisager pour la gestion électronique des documents. Tout comme le serait un archivage de documents classique, un archivage électronique doit garantir la confidentialité et la sécurité des données, comme le ferait un archivage documents classique. De plus, il peut porter atteinte à la vie privée des personnes concernées, d’où la Loi informatique et liberté, associée à la CNIL.

Ainsi, la gestion électronique des documents apporte un confort indéniable à ses utilisateurs. Il ne faut cependant pas oublier que, comme tout document papier, il incombe à l’entreprise de respecter la vie privée des personnes citées. Il ne viendrait à personne l’idée de laisser une salle d’archives classique en accès libre au public. Il en va de même pour des documents électroniques. Bien trop souvent, les entreprises ne réalisent pas à quel point le risque d’exposition à des menaces informatiques est élevé. Tous ces facteurs sont donc à prendre en compte en y ajoutant celui du coût. En effet, les systèmes informatiques sont onéreux. Il est alors impératif de bien cibler ses attentes et ses besoins afin d’éviter d’éventuels problèmes.

(Note pour le client : j’ai doublé les espaces avant les ” l’ ” afin que le vérificateur des mots clés les compte. De plus, le mot clé “archivage documents” me semblerait plus judicieux en “archivage de documents”. Dans le doute j’ai respecté vos instructions.)

Le traitement électronique des documents

Pour des raisons légales et de politique intérieure, les entreprises doivent conserver leurs documents pendant un certain temps. Les fichiers de documents imprimés ou sur microfilm nécessitent un grand volume de stockage. Ce type de documents ne sont disponibles que pour les utilisateurs locaux et doivent se dupliquer lorsque plus d’un intéressé les nécessitent. En outre, la récupération de documents imprimés ou de microfilms peut être fastidieuse et inefficace. Avec un logiciel tel que Content Collector for SAP (Systèmes, Applications et Produits de traitement de données), le traitement document ainsi que l’archivage documents bénéficient d’un gain de temps et d’une majeure efficacité dans l’exécution des tâches administratives.

Le traitement document par l’outil informatique offre les avantages suivants:

• Possibilité d’utiliser des supports de stockage rentables.
• Tous les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents sans être retardés par les recherches de fichiers classiques.
• Plusieurs utilisateurs peuvent accéder aux mêmes documents en même temps.
• Possibilité d’inclure des flux de travail SAP pour optimiser les routines de travail existantes.

Un logiciel d’archivage de documents SAP est en mesure de gérer tous les types de documents SAP suivants :

Tout savoir sur les documents entrants

Ces documents sont, par exemple, les factures des fournisseurs qui arrivent à l’entreprise par courrier ou par fax et stockés sous forme d’images.  Plus d’infos.

Tout savoir sur les documents sortants

Ces documents sont généralement imprimés et sont envoyés à leurs destinataires respectifs. Une fois ces documents archivés avec le logiciel, on pourra les récupérer rapidement en cas d’audits internes ou externes ou de demandes de renseignements de clients ou de fournisseurs.

Fichiers du bureau

Cette information décrit comment les documents entrants et sortants sont classés et la façon dont ils sont enlacés, affichent et assurent l’archivage documents. Cette information décrit également la manière dont l’environnement est configuré pour ces tâches.

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