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Archive for the tag “Archivage électronique de documents”

Quel est le principe de l’archivage électronique ?

Comme son nom l’indique assez clairement, il s’agit du procédé par lequel on archive des données sur un support numérique spécialement conçu pour cet effet. Il s’agit donc de dématérialiser les informations. Lors de cet archivage électronique, les fichiers sont généralement compressés, et cela en vue de conserver ces derniers le plus longtemps. La durée de conservation peut aller de 3 ans à 100 ans.

L’archivage électronique devant la loi

Au même titre que l’archivage sur papier, l’archivage électronique a la même valeur devant la loi que ce dernier. De plus, celui-ci est obligatoire aux yeux de la loi pour se prévaloir de cette équivalence. Effet, l’archivage électronique peut être utilisé comme preuve, le plus souvent dans des cas de contentieux.

L’atout de l’archivage électronique

Depuis l’évolution continuelle de la technologie, le stockage d’informations numériques à faciliter considérablement le travail. Comme dit précédemment, l’archivage électronique permet une pérennité et surtout de restituer les informations intégralement et de manière identique à l’originale. Il s’agit de conserver les informations à valeur probatoire certains effets juridiques.

Qui peut s’occuper d’effectuer cet archivage ?

Pour effectuer l’archivage vous pouvez faire appel au site web multi data et cliquez ici www.multidata.lu pour prendre en charge cette opération. En effet ce site web est spécialisé dans le monde du numérique et sera le mieux placé pour mettre à votre service ses compétences. En effet, le travail d’archivage n’est pas donné à tout le monde, il existe différentes étapes à respecter pour l’effectuer dans les règles de l’art. Pour cela il faut disposer d’outils et méthodes adéquates pour classer les documents et les conserver. Ensuite il faut les rendre disponibles à tout moment. Ainsi, n’hésitez pas à prendre contact et cliquez ici www.multidata.lu pour un service assuré et de qualité. Cette opération est essentielle pour toute entreprise.

Archivage électronique des documents

Il n’est pas évident de gérer une multiplicité de documents électroniques sans les outils adéquats. Non seulement, cela entraine une perte de temps mais également un chamboulement total du système de stockage utilisé. Afin de simplifier la manipulation ainsi que l’arrangement de ces informations, il est préférable de disposer d’un outil de gestion des documents ou mieux, d’un logiciel spécialisé en GED.

Assurer une gestion électronique des documents en quelques étapes

Pour dresser un projet en bon et de forme, différents programmes informatiques dont les ERP sont aujourd’hui proposés pour aider dans la mise en œuvre. Le but est de rendre aisé l’accès à ces contenus documentaires centralisés par les collaborateurs et d’améliorer l’analyse des projets en cours. Suite à la numérisation des masses de données, un système d’indexation peut être utilisé pour structurer les informations suivant différents critères préétablis. Après l’analyse des moyens d’exploitation des contenus, la réalisation d’une archive est alors envisageable. Selon le logiciel utilisé, une coordination standard des informations peut être créée.

Configurations pratiques dans la manipulation de logiciels de gestion des documents

Le paramétrage est utile pour optimiser l’efficacité de la solution GED. Le point essentiel à vérifier est le bon fonctionnement du système d’acquisition des données, incluant l’enrichissement de la bibliothèque à disposition. Puis, il y a le processus de classement des contenus documentaires avec la détermination au préalable de leur emplacement dans la base de données choisie. Et en dernier lieu, l’option de vérification des documents. Ces réglages doivent être précisés pour ne perdre aucun fichier ni le retrouver dans un emplacement inapproprié.

Où obtenir ce logiciel gestionnaire de documents ?

De nombreux éditeurs de ce genre d’outil proposent aujourd’hui une variété de programmes ergonomiques et intuitifs. Dans la majorité des cas, un simple lien de téléchargement est suggéré à l’internaute. Soit il est payant soit il s’agit d’un gratuiciel. Une fois acquis à partir du lien dédié et installé sur le système, le programme spécialisé en GED est opérationnel. Le nombre d’ERP ou progiciel de gestion intégré sur internet est élevé et l’internaute doit juste choisir le bon URL qui répond au mieux aux travaux qu’il compte effectuer.

L’archivage électronique de documents : pour quelle utilisation ?

Que vous soyez un particulier ou une entreprise, vous êtes régulièrement amenés à conserver, stocker et archiver vos documents.
Cette nécessité n’est pas seulement créée par l’obligation légale d’ Archivage des documents fiscaux pour une durée de dix ans : elle est également créée par la nécessité de conserver les factures de vos achats garantis ou encore vos relevés de comptes pour vous éviter de mauvaises surprises. Cet article propose un tour d’horizon de ce type de service pour en savoir plus quant à son utilité et ses déclinaisons.

Le stockage classique de documents a de nombreux inconvénients: il prend de la place, du temps de classement et est vulnérable aux intempéries et à l’usure. L’ archivage électronique de document constitue une solution à ces problèmes, et vous permet d’organiser et de conserver facilement vos documents importants. Dans le cas des entreprises, que l’administration oblige à conserver de très nombreux documents au même titre que l’ Archivage des documents fiscaux, le gain des place est tel qu’il permet de faire l’économie d’une salle des archives, donc de réduire son loyer ou d’affecter l’espace disponible de ses locaux à une meilleure utilisation.

L’ Archivage électronique est donc avant tout une solution pratique, dont il existe des déclinaisons adaptées à chaque utilisateur. Si votre seul besoin est de stocker vos factures pour concserver l’usage de garanties, un service classique de stockage en cloud computing suffira amplement. En revanche, si vous souhaitez stocker des documents plus sensibles, tels que des relevés bancaires ou des fiches de paies, on conseillera fortement au utilisateurs de recourir à une solution sécurisée, dont les serveurs sont de préférence hébergés en Europe et donc soumis à une législation de protection des données claire. Enfin, les entreprises, associations et administrations pourront adopter des services clés en mains, incluant la numérisation et le classement des documents, ce qui leur permettra d’être plus efficaces au quotidien lorsqu’il s’agira de retrouver “à chaud” un document pertinent et d’économiser un temps précieux lors de la numérisation et de l’archivage des documents.

Dans l’absolu, la solution parfaite n’existe pas puisque chaque utilisateur a un besoin particulier. On conseillera donc aux intéressés de bien définir ces besoins avant d’entamer leurs recherches et en savoir plus sur le service qui leur convient!

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