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GED ou Gestion électronique des documents

Définition : la Gestion Électronique de Documents (GED) est un « ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion ».

Il faut savoir que de nos jours, les fichiers ou archives électroniques ont un rôle dans la plupart de nos activités sociales, personnelles ou professionnelles et ont supplanté le support papier. Avant développement du monde de l’informatique et de l’accès pour tous à internet les documents étaient copiés, archivés avec tous les problèmes de conservation dans le temps.

GED et ses avantages :
• Les documents d’une même entreprise sont stockés sur une base et consultables rapidement même à distance et surtout cela évite la dispersion des documents et garantit leur conservation.
• L’entreprise peut créer ses documents, les corriger, les transférer, et même les détruire par le réseau intranet.

Il faut bien comprendre que l’archivage a pour objet la gestion de vie d’un document, soit temporaire soit, pour un temps, indéterminé. Le but n’est pas l’application des nouvelles technologies, mais la possibilité de choisir ce qui est le plus approprié à nos besoins.

GED et Sécurité :
• Sauvegardes qui peuvent enregistrer sur CD ou Serveur Dédié.
• Paramétrage sur le système GED pour éviter toute erreur de saisie.
• Code d’Accès (Login) et Mot de Passe à tout utilisateur.
• Cryptographie et Signature Électronique peuvent également être ajoutées pour plus de sécurité.
• Conservation de l’historique de tous les intervenants pour pouvoir si nécessaire repérer une atteinte volontaire à l’intégrité des documents.

GED Aspect Juridique et Valeur Légale :
La numérisation ou création en ligne des documents est encore un sujet à débat du monde juridique. Le document écrit original est aujourd’hui la seule preuve valable pour la loi française, avec une durée de prescription légale de 10 ans.

Toutefois, il existe dans la loi du 13 mars 2000 « Art. 1316-1. – L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier,sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

GED et Logiciel :
L’exploitation du système GED passe par l’acquisition d’un logiciel et ce choix en plus des fonctions offertes doivent correspondre aux besoins réels de l’entreprise.

Quels sont les documents à archiver ?

Une entreprise manipule des centaines de documents chaque année. Une gestion électronique des documents s’impose pour éviter tout dysfonctionnement entre les services à cause d’une pièce égarée ou perdue.

Quels sont les documents à archiver ?
Tous les documents qui jouent un rôle crucial dans l’activité de l’entreprise doivent être bien stockés. Ces derniers peuvent prendre la forme de documents scannés, de fichiers informatiques tels que textes, tableurs, photos, vidéos, etc. Leur contenu peut être de diverses natures : contrat avec les fournisseurs, cahiers des charges des clients, contrats de travail ou bons de commandes par exemple.

L’intérêt de la gestion informatisée des documents
Les documents ont pour mission de rendre aisée la traçabilité d’une opération. On les sort immanquablement en cas de litige, car ils servent de preuve. Ce ne sont pas tous les dossiers qui circulent dans l’entreprise qui sont pourtant gardés, d’où également l’intérêt de déterminer leur durée de vie. L’utilisation d’un logiciel facilite nettement leur stockage numérique. Cet outil permet aussi de fixer quels sont les départements qui y ont accès et ceci n’est possible que grâce à l’installation réseau de la base de données. L’adoption d’une solution informatisée réduit l’archivage de documents papier qui est trop coûteux et difficile à administrer.

L’utilisation concrète d’un logiciel dans la vie quotidienne de l’entreprise
Concrètement, chaque pièce doit être disponible à n’importe quel moment dès qu’elle est sollicitée par un département. C’est le logiciel d’archivage qui permet d’harmoniser le travail entre les services, puisque la communication passe mieux entre eux. En effet, un utilisateur n’a plus besoin que le document lui arrive par le cahier de transmission avant de traiter les données qui lui sont nécessaires. Une facture bouclée par un vendeur sur un logiciel de gestion commerciale ERP est par exemple immédiatement consultable par la comptabilité. La circulation manuelle du document est ainsi supprimée, car elle réduit le temps de réactivité des décideurs en étant trop chronophage.

Qu’est-ce que la GED ?

De nombreuses entreprises optent aujourd’hui pour la gestion électronique des documents. C’est une technique qui est aujourd’hui présente dans les différentes entreprises que ce soit des TPE, PME et notamment des grands groupes.

Qu’est-ce que la GED ?

Quelle que soit sa taille, une entreprise utilise des documents papiers pour faire circuler les différentes informations. Ces documents suivent un cycle de vie commun à savoir : le classement, la retrouvaille, la distribution ou la publication. Pour les besoins de l’entreprise, ils sont imprimés et reproduits plusieurs fois, d’autres sont archivés ou détruits lorsqu’ils prennent trop de place. Ce qui présente des dépenses supplémentaires, du désordre ou même des fuites d’informations. La GED est une alternative à ces papiers puisqu’elle consiste à manipuler des dossiers électroniques.

Ses avantages

La gestion électronique des documents est aujourd’hui optée par de nombreuses entreprises premièrement parce qu’elle permet à l’employé de trouver dans son ordinateur les documents indispensables pour son travail. Puisque grâce à l’installation réseau, il lui suffit de quelques clics pour trouver le document qu’il cherche. Aussi, ce système est économique dans le sens où l’entreprise diminue l’achat de papier ainsi que les tâches y afférentes. Au lieu de perdre du temps à trouver un document, l’employé optimise sa productivité. Et enfin, la sécurité des documents est optimisée grâce aux contrôles d’accès et de modification des documents. De plus, le document est unique, il n’y a pas de risque qu’un doublon s’échappe.

La gestion commerciale ERP

Souvent confondue avec le CRM, la gestion commerciale ERP est une forme de GED qui est spécialisée pour les processus commerciaux. Il permet d’avoir dans un meilleur délai un document indispensable à la vente d’un produit ou d’un service. Grâce aux différents réglages pendant l’installation réseau, l’information peut être aussi accessible aux départements qui ont en besoin. La solution ERP est souvent utilisée dans la production, la vente, la chaîne d’approvisionnement, la comptabilité et finance. Mais il peut également servir aux ressources humaines.

Les progiciels les atouts d’une Entreprise

De nos jours, afin d’optimiser leurs performantes, tant au niveau administratif, comptable que commercial, les Institutions, petites ou grandes s’informatisent et utilisent des progiciels de gestion intégré (ERP).

La gestion électronique des documents GED ou Gestion commerciale ERP apparaissent, aujourd’hui, comme d’indispensables outils.
Il existe des logiciels de gestion multi-Etablissements pour une large diffusion et des logiciels spécifiques créés essentiellement pour une entreprise.

La dématérialisation garante de la sécurité et de la fiabilité:

Un gestion administrative et comptable demande un flux colossal, mais essentiels, de documents. Ces écrits nécessitaient un traitement manuel de classement, d’archivage très important. Heureusement la numérisation a apporté un gain considérable de temps, de place, d’organisation et la protection assurée des pièces. La gestion électronique des documents permet également le partage et l’échange, des informations digitalisées, entre collègues.

Maîtriser son stock, ses ventes, sa facturation.

Connaitre ses Avoirs et pouvoir proposer un produit disponible à ses clients apporte une image de sérieux et de professionnalisme.
La gestion commerciale ERP vous accompagne tout au long du cursus de vos produits :
* de la fabrication, s’il y a lieu, ou des commandes à vos grossistes,
* de la tenue et du suivi du stock.
* la constitution de devis,
* la création des factures
et jusqu’à l’incrémentation des statistiques.

Les déploiements informatiques, pourquoi une installation réseau informatique ?

Que les Entreprises soient locales avec une seule base bureautique mais plusieurs bureaux ou nationale avec des besoins d’échanger des données, une seule évidence l’ installation réseau partagé. Fini les courriers qui n’arrivent pas, les sauvegardes hasardeuses qui pouvaient se perdre, maintenant les renseignements sont accessibles en réseau. Ce système met à votre disposition un serveur de messagerie interne, donc instantané, des outils collaboratifs. La zone de stockage permet l’accès à tous les appareils reliés de compulser ou éditer tous les dossiers, textes, fichiers entreposés.

La gestion électronique des documents

La Gestion électronique des documents est la façon dont une entreprise utilisant des programmes informatiques et de stockage d’informations gère ses différents types de documents.

Pourquoi un GED ?

Un système de Gestion électronique des documents (GED) permet à une entreprise et à ses utilisateurs de créer un document ou la sauvegarde d’une copie papier sous forme électronique. Autrement, la GED peut gérer des documents sous forme d’image, vidéo, audio, ou textes. Un système de GED fournit habituellement une vue unique de plusieurs bases de données et peut inclure même des scanners pour la sauvegarde des documents, des imprimantes pour la création de copies papier.

Pour relier ces différents dispositifs la GED doit faire appel à un réseau qui comprend des appareils de stockage tels que: des systèmes de disques indépendants, un serveur et des programmes de serveur permettent la gestion des bases de données. Donc, une installation réseau réunissant tout ces dispositifs est nécessaire. Cette installation réseau nécessitera du matériel réseau tels que des routeurs, des commutateurs, des hubs, etc.

La GED doit répondre à certaines procédures de gestion des documents.

Tout système GED doit se conformer à des systèmes d’acquisition des documents par exemple: la numérisation des documents en papier, leur indexation, leur classement, l’archivage, la manière d’accéder aux documents, leur diffusion, etc. La GED permet à l’organisation ou l’administration d’assurer la collaboration, la capitalisation et l’échange des différentes informations. Elle prend en considération le besoin de gestion des documents suivant leur durée de vie réglementaire, depuis leur création jusqu’à leur archivage.

La gestion commerciale ERP un exemple de système de gestion électronique d’une entreprise.

Le mot ERP qui désigne en anglais « Enterprise Ressource Planning » est appelé chez les les francophones par PGI (Progiciel de gestion intégré). Ce système de gestion commerciale et administrative de façon électronique est utilisé pour répondre à certaines caractéristiques qui permettent: l’unification des actes administratifs, la mise à jour en temps réel de l’information qui se répercute sur tous les modules associés, le suivi facile de l’origine de toutes les informations, la gestion commerciale ERP, la couverture de tous les systèmes d’informations à moins que la société ne décide d’installer que quelques modules de l’ERP, etc.

Microsoft Dynamics AX 2012

Lancé en 1998 par le couple Damgaard et Navision, sociétés danoise et américaine, sous le nom d’Axapta, ce progiciel fut ensuite acquis par Microsoft (2002). Microsoft, en collaboration avec la société Multidata (www.multidata.lu) en lança sa dernière version, Microsoft Dynamics AX 2012, sortie à la fin de l’année 2012.

Un progiciel au service des entreprises

Dynamics AX est un progiciel de gestion intégré, dit aussi logiciel ERP pour le terme anglais Entreprise Ressources Planning, qui permet de gérer les différents secteurs d’activité d’une entreprise. C’est donc un logiciel de gestion d’entreprise dont le but, à terme, est de permettre à ses différents corps de métier d’avoir à disposition une base de données unique regroupant chaque domaine fonctionnel de l’entreprise. Celle-ci assure l’intégrité des données, leur établissement unique mis à disposition de tous permettant de réduire le temps de traitement et de faciliter le classement de ces données par les employés.

Un outil multifonctionnel

Utilisant MorphX, un environnement de développement intégré, et son langage informatique X++, Dynamics AX se veut être le logiciel ERP de référence. En effet, il prend en charge les processus opérationnels, mais aussi administratifs, des grandes entreprises à travers le monde. Le logiciel est, de fait, disponible dans pas moins de 36 pays.
Parmi les principales fonctionnalités, on retrouve notamment la gestion des finances, des ventes et des achats, la gestion de projets et de la production, ou encore l’analyse et le pilotage des activités, ainsi que toute la gestion de la chaîne logistique (stocks, différents entrepôts…) afin d’optimiser la distribution des produits. Enfin, le logiciel offre une formidable aide à la gestion des ressources humaines gravitant autour de l’entreprise.
Désireux de s’étendre très largement dans de multiples domaine, le logiciel se destine, selon son fournisseur, en particulier pour les secteurs de l’industrie, du commerce de détail, de la distribution, des services et du secteur public.

Un moyen d’optimiser les relations entreprise – clients

Permettant également une gestion efficace et optimale de la relation avec la clientèle, le logiciel rend les entreprises plus dynamiques, en phase avec l’évolution des demandes, des préférences des clients, mais aussi et surtout en adéquation avec les changements de conditions du marché
Microsoft et Multidata.lu sont fiers de proposer un outil révolutionnaire qui développe les entreprises pour mieux servir ses clients.

ERP: le nouveau bras-droit du chef de projet

Un logiciel ERP, appelé aussi progiciel, est un logiciel de gestion de projets. Cet acronyme anglo-saxon signifie Entreprise Ressource Planning. Bien que cette terminologie soit la plus couramment utilisée, les milieux francophones emploient parfois la dénomination de Progiciel de Gestion Intégré. Cette dernière est désignée par le trigramme PGI.

Son utilité

Une solution ERP rassemble sous dans un même programme les grandes phases d’un projet et les contraintes inhérentes à son déroulement. Il permet donc d’organiser et d’optimiser le déroulement d’un projet à chaque étape depuis la conception jusqu’au produit final.

Ses utilisateurs

Les ERP entreprise sont plébiscités par les sociétés de l’industrie et des services. La maîtrise de la chaîne de production, la capacité d’optimisation de cette dernière et la visibilité globale sur le long terme en font des outils particulièrement adaptés aux PME-PMI.
Globalement, les logiciels ERP sont destinés aux entreprises dont les projets nécessitent plusieurs compétences ainsi que l’interaction de plusieurs personnes ou de plusieurs équipes.

Ses fonctionnalités

En fonction de la solution ERP choisie, les fonctionnalités seront plus ou moins poussées. Néanmoins, trois éléments indispensables à la réalisation, au suivi et à l’optimisation d’un projet seront toujours présents. Il s’agit des tâches liés à la gestion de projet, des zones critiques dont le retard influe directement sur le délai du projet et des ressources (humaines et matérielles). De plus, certains logiciels ERP intègrent le budget du projet et l’influence de chaque élément du projet et des conditions extérieures sur celui-ci. Un facteur prépondérant dans la prise de décision du chef de projet.
En outre, la quasi-totalité des ERP entreprise permettent aujourd’hui de créer un diagramme de Gantt et un réseau Pert.

Ses avantages

Un logiciel ERP offre de nombreux avantages :
– Il permet une véritable planification du projet pour un suivi clair et efficace.
– Il assure une budgétisation au plus juste du coût du projet
– Il offre la possibilité de recalculer les délais en fonction des évènements ou selon divers scénarii
– Chaque acteur du projet peut se situer dans la chaîne de production, connaître à un instant donné ce qui lui reste à accomplir et ses éventuelles interfaces avec d’autres intervenants
– Il garantie la piste d’audit. En d’autres termes, l’analyse de l’origine de chaque information est donc facilitée
– Les entreprises peuvent aisément calculer leur retour sur investissement
– Il s’agit d’un véritable outil d’aide à la prise de décision

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