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Quel est le principe de l’archivage électronique ?

Comme son nom l’indique assez clairement, il s’agit du procédé par lequel on archive des données sur un support numérique spécialement conçu pour cet effet. Il s’agit donc de dématérialiser les informations. Lors de cet archivage électronique, les fichiers sont généralement compressés, et cela en vue de conserver ces derniers le plus longtemps. La durée de conservation peut aller de 3 ans à 100 ans.

L’archivage électronique devant la loi

Au même titre que l’archivage sur papier, l’archivage électronique a la même valeur devant la loi que ce dernier. De plus, celui-ci est obligatoire aux yeux de la loi pour se prévaloir de cette équivalence. Effet, l’archivage électronique peut être utilisé comme preuve, le plus souvent dans des cas de contentieux.

L’atout de l’archivage électronique

Depuis l’évolution continuelle de la technologie, le stockage d’informations numériques à faciliter considérablement le travail. Comme dit précédemment, l’archivage électronique permet une pérennité et surtout de restituer les informations intégralement et de manière identique à l’originale. Il s’agit de conserver les informations à valeur probatoire certains effets juridiques.

Qui peut s’occuper d’effectuer cet archivage ?

Pour effectuer l’archivage vous pouvez faire appel au site web multi data et cliquez ici www.multidata.lu pour prendre en charge cette opération. En effet ce site web est spécialisé dans le monde du numérique et sera le mieux placé pour mettre à votre service ses compétences. En effet, le travail d’archivage n’est pas donné à tout le monde, il existe différentes étapes à respecter pour l’effectuer dans les règles de l’art. Pour cela il faut disposer d’outils et méthodes adéquates pour classer les documents et les conserver. Ensuite il faut les rendre disponibles à tout moment. Ainsi, n’hésitez pas à prendre contact et cliquez ici www.multidata.lu pour un service assuré et de qualité. Cette opération est essentielle pour toute entreprise.

Les avantages de la gestion électronique de documents.

De quoi s’agit-il ?

La gestion électronique de documents encore appelée GED est un système informatique dont le but est d’organiser, de numériser et d’archiver les documents d’une entreprise ou d’une organisation. Elle est une solution à la gestion efficiente de documents et participe au processus d’échange et de capitalisation de l’information documentaire au sein d’une entreprise. La GED permet à votre entreprise d’avoir un référentiel unique facilitant le stockage et l’exploitation des documents avec un niveau de sécurité considérable

La GED, le parc informatique et Multidata.

La mise en œuvre de la GED ne peut être effective sans la contribution d’un arsenal informatique conséquent. C’est à ce niveau qu’intervient le parc informatique dont l’importance dans ce système n’est pas à négliger. Par l’intermédiaire de Multidata.lu et grâce à Multidata, qui s’avère être un partenaire de choix, le développement et la maintenance de votre parc informatique et inclusivement la gestion électronique de vos documents sont assurés. Multidata.lu vous donne accès au processus menant à cette association informatique pour aboutir à la sécurisation de vos documents.

Les avantages de la gestion électronique de documents.

Le bon fonctionnement et la consolidation de l’entreprise sont essentiellement tributaires de sa capacité à gérer efficacement les informations et les données. La GED présente alors des avantages certains et contribue grandement à la sécurité interne de l’entreprise. Au nombre des avantages qu’offre ce système, le renforcement de la collaboration entre les différentes entités de l’entreprise occupe une place de choix. De même, il permet de maitriser le flux d’informations et de documents qui circulent dans l’entreprise. Cette garantie de suivi permanent qu’offre la gestion électronique a de quoi constituer une assurance quant au niveau de sécurité auquel sont soumises les informations sensibles de l’entreprise. Elle se distingue comme le système de gestion par excellence des informations.

Les étapes de la GED

La question primordiale qui vient à l’esprit est : qu’est-ce que la Gestion électronique des documents ? En effet, elle représente l’usage de matériels informatiques pour la gestion de document. Il peut s’agir de fichier texte, de fichier tableur, d’image, de vidéo, de fichier audio ou d’autres fichiers qui constituent les archives de l’entreprise.

Les objectifs de la Gestion électronique des documents

Elle a pour objectif de mettre toutes les informations dans une base de données afin d’une gestion optimale de son cycle de vie. Elle consiste principalement à introduire toutes les informations dans le support informatique, pour pouvoir ensuite en avoir recours dans le futur. Il remplace donc les anciens documents en papiers qui se perdent parfois et qui en plus nécessitent des heures pour retrouver ce dont on a besoin.

Les étapes de la GED

La GED est un processus qui consiste à prendre les informations, les intégrer dans l’outil informatique muni de logiciel correspondant, de les classer selon l’indexage choisi en vue de les retrouver facilement, pour enfin les utiliser ou bien les détruire à leur échéance. Ces informations serviront pour les démonstrations ou bien les recherches liées aux anciennes activités.

La GED : accessible à tous

Il est actuellement possible de les télécharger sans contraintes par le biais de nombreux site web spécialisé. Ils montrent également comment les utiliser et conseiller les utilisateurs en vue d’en faire bon usage. Ce site web comprend des experts du métier qui vous guideront vers l’efficacité de l’utilisation de la GED.

La GED, qu’est-ce que c’est ?

Puisque gérer c’est trouver continuellement des concepts afin de booster la rapidité du travail au quotidien, la GED est de plus en plus prisée par les dirigeants, pour un management efficace des données. Recourir à cette solution est une manière pratique d’alléger le temps de traitement d’un dossier tout en assurant son stockage.

Innovation à saisir

La gestion électronique des documents est un processus novateur qui permet à une société de diffuser facilement les documents aux différents services grâce au lien interne. Elle fonctionne comme un site web, où seul le personnel peut voir le contenu. De l’acquisition à l’archivage en passant par la diffusion et le classement, les nombreuses fonctionnalités du GED deviennent indispensables pour les entreprises d’une certaine taille.

Un atout incontournable

Opter pour la gestion électronique des documents présente de nombreux avantages sur le long terme bien que la mise en place de la structure nécessite un investissement plus ou moins conséquent. À part l’accès facile à l’information et la sécurisation des données, elle favorise une économie saine en limitant considérablement les papiers utilisés. Le lien des documents indexés simplifie leur mise à jour et contrairement au site web, la page est entièrement liée à l’adresse IP de l’établissement et ne peut s’ouvrir que dans les locaux de la société.

Plusieurs problèmes, une solution

Les gérants se sont tournés vers la GED pour plusieurs raisons, entre autres les soucis d’archivage. D’ailleurs, l’installation de ce système est un pas fondamental pour obtenir les nouvelles certifications ISO e n vigueur. Quand l’espace manque dans les bureaux, la numérisation devient primordiale pour éviter d’égarer les renseignements importants. Cette mesure est également essentielle pour laisser une trace des formations reçues par les salariés. Puisque dans ce domaine les imprimés se perdent rapidement, les versions numériques sont toujours préférables.

Définition exacte de la GED ( gestion électronique des documents )

Quel est le rôle exact de la gestion électronique des documents ?

La GED est dotée de diverses fonctions lui permettant de manier et d’orchestrer des dossiers reçus par ordinateur dans le but de les informatiser entièrement. Ce logiciel spécialisé est capable d’aborder toutes les phases de vie d’un écrit, que ce soit au moment de la prise en compte, c’est à dire au tout début du programme jusqu’au classement final.

Quelles sont ses principales compétences ?

– il y a dans un premier temps le tri de tous les manuscrits à traiter puis,
– l’archivage pour assurer l’exhaustivité, la fiabilité et l’enregistrement des documents pour garder des traces,
– la propagation, la modification et l’homologation de tous les dossiers avant de les diffuser,
– l’avantage appréciable de pouvoir diminuer les frais liés au papier grâce à son fonctionnement,
– l’accès omniprésent aux différents documents à régler,
– la réforme intéressante et appréciable de tout ce qui concerne l’indexation et la prospection, et des formalités reconnues de qualité.

En quoi consiste la gestion commerciale ERP

La gestion commerciale ERP est la planification des ressources de l’entreprise et son système permet de récupérer et de vérifier la provenance des renseignements. Ce système inclut:

– la comptabilité des achats et des ventes,
– le management commercial,
– la facturière technico-commerciale consacrée aux distributeurs,
– le contrôle de gestion,
– la gestion des stocks.

Que faut-il faire pour obtenir l’installation réseau ?

Pour prétendre à l’installation réseau et pouvoir se servir de la GED, les utilisateurs doivent être en possession d’un navigateur web comme internet, explorer,firefox, safari ou encore chrome. Aucune modification n’est à effectuer par les informaticiens sur les ordinateurs des personnes qui vont se servir de la gestion électronique des documents.

Ce qu’il faut savoir sur la Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents ou GED consiste à organiser, structurer et homogénéiser les documents électroniques au sein d’une organisation. La GED est un des piliers majeurs de l’éditique et de nombreux éditeurs de logiciels de gestion commerciale ERP fournissent des solutions pour indexer, classer et stocker les documents électroniques.

L’acquisition des documents et leur numérisation
Des solutions de GED comporte généralement un produit ou un outil pour acquérir et numériser des documents. Ces numérisation s’appuie sur des scanners et des logiciels de reconnaissance optique, notamment pour identifier les informations nécessaires pour le classement des documents (reconnaissance de police de caractère, codes à barres, OCR, Datamatrix…). Cette numérisation se dote généralement d’une installation réseau pour connecter l’ensemble des scanners à la solution.

Cette numérisation permet de limiter le stockage des documents sous forme papier (destruction uniquement si cela est autorisé ou si le format électronique fait office de valeur probatoire).

Indexation des documents électroniques et leur traitement
La numérisation des documents ou leur production via un logiciel de composition ou de transformation doit être accompagnée d’une phase d’indexation, permettant à l’outil de GED de les identifier, les classer et les stocker.

Cet indexation peut se faire par le biais d’un fichier d’index (texte, XML), associé à un fichier à mettre en GED. Le fichier d’index contient une ligne ou une section par document (ou client) contenu dans le fichier de données. Cette ligne (ou section) donne les informations nécessaires pour le stockage, l’identification et la classification du document.

Une autre technique pour la gestion électronique des documents consiste à insérer des métadonnées dans les fichiers à mettre en GED. Cela se traduit par l’ajout de Bookmarks pour les PDF, TLEs ou NOPs pour les AFP ou des commentaires pour les fichiers PostScript.

Le stockage des documents
Pour des raisons légales, certaines données doivent être stockées pour une longue durée (par exemple, 10 ans). Cela nécessite un espace de stockage en adéquation avec la volumétrie, des procédures de sauvegarde pour pallier aux sinistres éventuels (incendie, pannes matérielles…) et la possibilité de mettre en place un système redondant sur plusieurs sites physiques ou installation réseau, pour réduire les risques de perte de données.

Les solutions GED ou gestion commerciale ERP doivent respecter les réglementations en vigueur (stockage des documents identiques à ceux produits initialement, récupération d’identifiant du client, adresse…).

Consultation et réédition de documents
Au travers d’une interface, l’outil de GED met à disposition les moyens nécessaires pour consulter et rééditer un document stocké. Un client peut ainsi demander à ce que soit rééditer un document (pour des raisons juridiques ou de vérification). Certains éditeurs proposent des interface en Client Léger, et des API pour permettre d’extraire les documents via un système tiers.

Workflow et mécanisme de mise en GED
La plupart des éditeurs de solution de GED propose des mécanismes de Workflow d’approbation et de suivi du cycle de vie des documents. Cela permet de connaitre par exemple le statut d’un document, de sa création ou numérisation jusqu’au stockage et son éventuelle réédition.
L’approbation de la numérisation ou stockage peut s’appuyer sur plusieurs étapes pour sécuriser le processus et s’assurer que seuls les documents validés peuvent être stockés.

Qu’est-ce que la GED ?

De nombreuses entreprises optent aujourd’hui pour la gestion électronique des documents. C’est une technique qui est aujourd’hui présente dans les différentes entreprises que ce soit des TPE, PME et notamment des grands groupes.

Qu’est-ce que la GED ?

Quelle que soit sa taille, une entreprise utilise des documents papiers pour faire circuler les différentes informations. Ces documents suivent un cycle de vie commun à savoir : le classement, la retrouvaille, la distribution ou la publication. Pour les besoins de l’entreprise, ils sont imprimés et reproduits plusieurs fois, d’autres sont archivés ou détruits lorsqu’ils prennent trop de place. Ce qui présente des dépenses supplémentaires, du désordre ou même des fuites d’informations. La GED est une alternative à ces papiers puisqu’elle consiste à manipuler des dossiers électroniques.

Ses avantages

La gestion électronique des documents est aujourd’hui optée par de nombreuses entreprises premièrement parce qu’elle permet à l’employé de trouver dans son ordinateur les documents indispensables pour son travail. Puisque grâce à l’installation réseau, il lui suffit de quelques clics pour trouver le document qu’il cherche. Aussi, ce système est économique dans le sens où l’entreprise diminue l’achat de papier ainsi que les tâches y afférentes. Au lieu de perdre du temps à trouver un document, l’employé optimise sa productivité. Et enfin, la sécurité des documents est optimisée grâce aux contrôles d’accès et de modification des documents. De plus, le document est unique, il n’y a pas de risque qu’un doublon s’échappe.

La gestion commerciale ERP

Souvent confondue avec le CRM, la gestion commerciale ERP est une forme de GED qui est spécialisée pour les processus commerciaux. Il permet d’avoir dans un meilleur délai un document indispensable à la vente d’un produit ou d’un service. Grâce aux différents réglages pendant l’installation réseau, l’information peut être aussi accessible aux départements qui ont en besoin. La solution ERP est souvent utilisée dans la production, la vente, la chaîne d’approvisionnement, la comptabilité et finance. Mais il peut également servir aux ressources humaines.

La solution électronique pour gérer les documents dans une entreprise

Il arrive un moment où une entreprise peut se voir submergée par l’importante augmentation de la quantité des documents numériques à gérer, tels que gestion électronique du courrier, pièces jointes, traitements de textes, numérisations, PDF, etc. C’est au moment de gérer toute cette volumineuse documentation, que l’entreprise commencera à envisager la possibilité d’utiliser un programme de gestion des documents qui l’aidera dans son organisation. Mais avant cela, il sera nécessaire, de planifier la gestion des documents dans une entreprise.

Un gestionnaire de documents nous indexera les pièces que nous lui fournissons, mais cela pourrai devenir une tâche énorme si la systématisation de l’archivage des documents numériques de l’entreprise n’a pas été planifiée au préalable. C’est un problème que l’on rencontre dans de nombreuses firmes, qui relève davantage de l’organisation interne, que d’une difficulté technique.

Il est essentiel d’établir une série de critères au moment de l’archivage des documents et en particulier, fixer les procédures de vie utile de ceux-ci. Tout projet débute par un contact préliminaire dans lequel un budget est fixé, puis ensuite est développé, exécuté et payé. Nous devrons alors être en possession de l’ensemble de la documentation jointe au projet, classée par dates ou par client. Cette gestion électronique du courrier s’effectuera selon un critère pré établi et non modifiable ; il devra être choisi par l’entreprise.

Cela pourra causer un problème au moment de l’archivage, puis à la recherche postérieure des documents. Où chercher ? Comment chercher ? À la date de début ou de fin ? Par client ou par produit ? Si nous possédons une base de données dans laquelle ont été saisies l’ensemble de ces informations, nous ne rencontrerons pas de difficultés majeures. En filtrant par des critères choisis, nous retrouverons aisément l’information désirée, mais que dire de la documentation jointe ?

Il sera nécessaire de nous appuyer sur un critère et de centraliser les documents numériques dans un fichier en organisant un arbre de conditions qui nous permette d’aborder la tâche plus aisément. Si l’entreprise se développe et qu’avec ce système, elle n’arrive plus à traiter la masse de documents, il faudra alors envisager la recherche d’un logiciel de gestion des documents dans une entreprise, qui nous aidera au niveau de l’indexation documentaire. Mais nous ne pourrons pas prétendre qu’une solution informatique vienne résoudre tous nos problèmes, sans avoir établi au préalable un protocole de classement de documents systématisé. Vous trouverez sur ce sujet, des informations complémentaires sur le site www.multidata.lu.

www.multidata.lu

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