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Principe de la GED

Destinée spécifiquement aux entreprises et aux organisations, la Gestion électronique de document (GED) indique une méthode informatisée qui vise à gérer et à organiser les documents ainsi que les informations. Le sigle GED inique également les logiciels qui permettent la gestion de Multidata.

Principe de la GED

Le principe de la GED rassemble 5 points importants par rapport au traitement Multidata. D’abord, l’acquisition, elle concerne à la fois les documents existants au sein de l’entreprise ou de l’organisation et les documents produits. Ce phénomène d’acquisition concerne aussi les documents en papier après numérisation et les documents électroniques. Après l’étape d’acquisition vient ensuite la prochaine étape s’intitulant le classement. Une fois entrés dans le système de GED, les documents pourront être retrouvés si facilement. Pour ce faire, ils devront être indexés par type ou par des mots-clés. L’indexation par type se caractérise par l’utilisation des métadonnées, c’est-à-dire le type, l’auteur, le titre… Pour faciliter les tâches de recherche, le GED peut rassembler les documents par mots clés ou concepts. La troisième étape se fait à travers le stockage des documents. Il ne faut surtout pas sous-estimer cette étape puisque sa négligence pourra être fatale pour l’organisation. La quatrième et la dernière étape concernent la diffusion des documents et les archivages.

Que faut-il faire pour bénéficier de la GED ?

Étant donnée la complexité de traitement de données, certain site internet offre un service collaboratif pour aider les entreprises en difficultés. Pour en savoir plus, il faut visiter le site internet spécialisé de ce domaine. Il offre des devis de GED seulement en quelques minutes après la demande. Malgré le cout de la mise en place si élevé, la GED est très avantageuse pour une organisation en pleine expansion. Afin d’en savoir plus, le site spécialiste en matière de la GED explicite clairement les avantages acquis.

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