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Les avantages de la gestion électronique de documents.

De quoi s’agit-il ?

La gestion électronique de documents encore appelée GED est un système informatique dont le but est d’organiser, de numériser et d’archiver les documents d’une entreprise ou d’une organisation. Elle est une solution à la gestion efficiente de documents et participe au processus d’échange et de capitalisation de l’information documentaire au sein d’une entreprise. La GED permet à votre entreprise d’avoir un référentiel unique facilitant le stockage et l’exploitation des documents avec un niveau de sécurité considérable

La GED, le parc informatique et Multidata.

La mise en œuvre de la GED ne peut être effective sans la contribution d’un arsenal informatique conséquent. C’est à ce niveau qu’intervient le parc informatique dont l’importance dans ce système n’est pas à négliger. Par l’intermédiaire de Multidata.lu et grâce à Multidata, qui s’avère être un partenaire de choix, le développement et la maintenance de votre parc informatique et inclusivement la gestion électronique de vos documents sont assurés. Multidata.lu vous donne accès au processus menant à cette association informatique pour aboutir à la sécurisation de vos documents.

Les avantages de la gestion électronique de documents.

Le bon fonctionnement et la consolidation de l’entreprise sont essentiellement tributaires de sa capacité à gérer efficacement les informations et les données. La GED présente alors des avantages certains et contribue grandement à la sécurité interne de l’entreprise. Au nombre des avantages qu’offre ce système, le renforcement de la collaboration entre les différentes entités de l’entreprise occupe une place de choix. De même, il permet de maitriser le flux d’informations et de documents qui circulent dans l’entreprise. Cette garantie de suivi permanent qu’offre la gestion électronique a de quoi constituer une assurance quant au niveau de sécurité auquel sont soumises les informations sensibles de l’entreprise. Elle se distingue comme le système de gestion par excellence des informations.

La Gestion électronique des documents

Un programme multifonctionnel pour tout un chacun
La Gestion électronique des documents est un programme informatique employé pour localiser, contrôler et assurer la Gestion des archives. La plupart de ce programme est capable de gérer plusieurs supports numériques via différents utilisateurs. Les entreprises l’intègrent fréquemment par le système de gestion de contenu qui est lié par la gestion de patrimoine, à la création des images et aux gestions numériques des registres. Pour le département technique, ce programme s’adapte à tous les supports numériques. Son fonctionnement est le résultat d’une technologie développée pour assurer la productivité et la rentabilité à ses utilisateurs. C’est un outil efficace qui offre une panoplie de solutions pour la manipulation des bases de données. Pour Plus d’infos, les sociétés et particuliers peuvent savoir plus de détails en se penchant sur le moteur de recherche.

Pour plus de temps et de productivité
Selon les statistiques, les employés administratifs perdent entre 30 à 40 % de leur temps en créant et en classant leurs documents. Pour les grandes entreprises, cette mauvaise Gestion des archives fait perdre plusieurs millions d’euros en termes de productivité gênant la productivité du personnel et limitant davantage la performance. La Gestion électronique des documents élimine les imperfections provoquées par la maladresse humaine. Le logiciel rassemble les tâches administratives ennuyeuses en créant un fichier à la fois autonome et indépendant pour ses utilisateurs. Les documents, emails, graphiques, PDF, dessins industriels… sont consolidés dans une donnée informatisée mise à jour. Son accès est conçu pour faciliter la récupération et la manipulation des informations.

Favoriser l’accessibilité, la collaboration et la sécurité de document
Pour le développement web, une gestion de document électronique offre de meilleures solutions pour gérer un site. Pour les développeurs chevronnés, ce programme facilite le stockage et recherche documentaire. Pour Plus d’infos, il est difficile d’associer les informations non structurées aux structurées. Les gestionnaires web essayent toujours d’intégrer les contenus à travers une structure hiérarchique préétablie. Sans oublier de maximiser la sécurité, car la moindre maladresse met l’objet de valeur ou les informations sensibles en danger.

L’archivage électronique de documents

Le fonctionnement harmonieux de toute entreprise dépend de l’efficacité des services dont elle dispose en son sein. Généralement, une entreprise regorge de plusieurs services. Et chaque service joue un rôle bien déterminé. Dans notre cas,nous nous intéressons au système d’archivage documents. Enfin de faciliter la compréhension de l’archivage documents nous parlerons d’abord de l’archivage électronique pdf, ensuite de l’archivage des documents fiscaux et enfin du multidata.lu.

1. Archivage électronique Pdf
L’archivage des documents par le passé, consistait pour l’archiviste à trier et stocker des documents dans des placards, des coffres forts pendant une période déterminée en fonction de l’importance du document. Il faut noter que cette façon de conserver les documents administratifs présentait d’énormes risques pour les entreprises à cause des incendies, des vols et bien d’autres choses…
L’archivage électronique pdf vient à point nommé car cette nouvelle donne permet de conserver aussi longtemps que possible les archives de l’entreprise.
En effet, l’archivage électronique pdf est le fait de recueillir, de classer, de conserver des documents grâce à un programme informatique. Dans ce cas précis, il s’agit d’une conservation en format pdf.
Le format pdf est un format de fichiers qui permet de conserver un document dans son originalité.

2. Archivage des documents fiscaux
Dans ce volet précis, l’archivage des documents fiscaux va concerner la conservation des documents qui permettront à l’administration fiscale d’effectuer un contrôle. Ces documents sont le grand livre, les journaux comptables, les factures d’achats et de ventes, les relevés bancaires, les documents d’amortissement et d’immobilisation…
Ainsi donc, l’archivage des documents fiscaux va consister à la conservation physique ou informatisée des documents susmentionnés.

3. Multidata.lu
Le groupe Mutidata.lu est spécialisé dans le domaine de l’informatique. En effet, Multidata.lu est une entreprise douée dans la programmation de logiciel qui vous permettra d’archiver vos documents administratifs selon le format souhaité. Il intervient dans plusieurs domaines à savoir l’analyse et gestion de projet, la maintenance et support électronique, le sauvetage de données, l’optimisation de processus informatique.

Gestion de documents et courrier

Les termes « Gestion des documents » et « gestion électronique du courrier » sont de plus en plus courants en entreprise. Leur mise en œuvre efficiente permet d’optimiser la valeur ajoutée de l’entreprise et induit un gain de temps considérable. Voici quelques infos utiles sur la gestion du courrier en entreprise.

Gestion des documents et du courrier : les enjeux pour l’entreprise
Une bonne gestion électronique du courrier contribue à l’essor de l’entreprise et induit une baisse des coûts. En effet, si vous suivez, tracez et gérez correctement votre courrier, vous raccourcissez les délais de traitements et réduisez les coûts d’impression. Vous gagnez aussi en temps, puisque les navettes entre différents services sont supprimées, au profit d’une gestion du courrier automatisée, donc plus simple. De nombreuses entreprises se tournent vers des entreprises spécialisées, ou acquièrent des logiciels de gestion intégrés performants.

Les caractéristiques d’une bonne GED/GEC
La gestion de documents passe avant tout par un processus de dématérialisation du courrier. Autrement dit, l’entreprise s’efforcera de passer progressivement du support papier au support électronique. Il faut ensuite choisir un logiciel ou un service de gestion qui assure une bonne traçabilité des courriers ; réduit les coûts de gestion ; tout en étant facile à utiliser et accessible aux employés. Mais cette solution doit aussi garantir la confidentialité des opérations, surtout lorsque les courriers traitent d’infos sensibles, ou de questions stratégiques.

Logiciels de gestion électronique des courriers d’entreprise
On recense actuellement deux types de logiciels dédiés à la gestion des courriers. Les logiciels propriétaires et les logiciels open source. Les logiciels propriétaires (non-libres) induisent l’acquisition d’une licence d’exploitation. Ils peuvent être plus ou moins chers, mais la plupart des usagers en apprécient les performances. Les logiciels Open Source sont gratuits.

La solution électronique pour gérer les documents dans une entreprise

Il arrive un moment où une entreprise peut se voir submergée par l’importante augmentation de la quantité des documents numériques à gérer, tels que gestion électronique du courrier, pièces jointes, traitements de textes, numérisations, PDF, etc. C’est au moment de gérer toute cette volumineuse documentation, que l’entreprise commencera à envisager la possibilité d’utiliser un programme de gestion des documents qui l’aidera dans son organisation. Mais avant cela, il sera nécessaire, de planifier la gestion des documents dans une entreprise.

Un gestionnaire de documents nous indexera les pièces que nous lui fournissons, mais cela pourrai devenir une tâche énorme si la systématisation de l’archivage des documents numériques de l’entreprise n’a pas été planifiée au préalable. C’est un problème que l’on rencontre dans de nombreuses firmes, qui relève davantage de l’organisation interne, que d’une difficulté technique.

Il est essentiel d’établir une série de critères au moment de l’archivage des documents et en particulier, fixer les procédures de vie utile de ceux-ci. Tout projet débute par un contact préliminaire dans lequel un budget est fixé, puis ensuite est développé, exécuté et payé. Nous devrons alors être en possession de l’ensemble de la documentation jointe au projet, classée par dates ou par client. Cette gestion électronique du courrier s’effectuera selon un critère pré établi et non modifiable ; il devra être choisi par l’entreprise.

Cela pourra causer un problème au moment de l’archivage, puis à la recherche postérieure des documents. Où chercher ? Comment chercher ? À la date de début ou de fin ? Par client ou par produit ? Si nous possédons une base de données dans laquelle ont été saisies l’ensemble de ces informations, nous ne rencontrerons pas de difficultés majeures. En filtrant par des critères choisis, nous retrouverons aisément l’information désirée, mais que dire de la documentation jointe ?

Il sera nécessaire de nous appuyer sur un critère et de centraliser les documents numériques dans un fichier en organisant un arbre de conditions qui nous permette d’aborder la tâche plus aisément. Si l’entreprise se développe et qu’avec ce système, elle n’arrive plus à traiter la masse de documents, il faudra alors envisager la recherche d’un logiciel de gestion des documents dans une entreprise, qui nous aidera au niveau de l’indexation documentaire. Mais nous ne pourrons pas prétendre qu’une solution informatique vienne résoudre tous nos problèmes, sans avoir établi au préalable un protocole de classement de documents systématisé. Vous trouverez sur ce sujet, des informations complémentaires sur le site www.multidata.lu.

www.multidata.lu

L’Archivage documents : une solution à vos problèmes de stockage

Et si, soudainement, il devenait impossible d’accéder à la pièce où sont stockées toutes vos archives ? De nos jours, les entreprises, administrations et même les particuliers accordent une attention croissante à l’archivage de leur documentation importante. Hier, lorsque l’information était encore synonyme de papier, les étagères se remplissaient en général à une vitesse vertigineuse. Cela posait parfois la question d’un réaménagement ou de la destruction d’une partie des archives.

Ce monde appartient-il au passé ? On pourrait le croire, et pourtant de nombreuses structures empilent encore des dizaines de milliers de documents, chaque année, dans des cartons poussiéreux. Un accès direct grâce au logiciel gestion électronique des documents Le format électronique fournit aujourd’hui une solution sure pour l’ archivage documents. Le premier avantage est l’accès direct à l’information : plus besoin de grimper sur une échelle, il suffit de taper une recherche sur un ordinateur. Un avantage de taille pour les nouveaux arrivants d’une entreprise, qui éviteront ainsi une initiation laborieuse au système de rangement souvent propre à chaque lieu. La transmission de l’information se fait facilement et vous ne perdez plus votre temps et votre énergie à la recherche d’un exemplaire papier introuvable: vous savez tout de suite si vous disposez d’un document ou non.

Partage facilité et réduction des coûts grâce à www.multidata.lu Votre collègue ou votre responsable a besoin rapidement d’un document d’archive ? Non seulement vous le trouverez en deux temps trios mouvements, mais en plus vous vous épargnerez l’étape de la photocopie. Lorsqu’il faut faire vite, on n’a pas envie de devoir attendre plusieurs jours un courrier dans sa boîte aux lettres, surtout lorsque l’on connaît les possibilités de l’envoi électronique. Avec un logiciel gestion électronique des documents, déjà sous format électronique, le document peut être partagé immédiatement en envoyé dans la minute à l’autre bout de la planète! Un gain en temps non négligeable, qui constitue également une économie importante. Avec les solutions de www.multidata.lu, vous gagnez aussi en espace et libérez même vos espaces de stockage.

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