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Quels sont les documents à archiver ?

Une entreprise manipule des centaines de documents chaque année. Une gestion électronique des documents s’impose pour éviter tout dysfonctionnement entre les services à cause d’une pièce égarée ou perdue.

Quels sont les documents à archiver ?
Tous les documents qui jouent un rôle crucial dans l’activité de l’entreprise doivent être bien stockés. Ces derniers peuvent prendre la forme de documents scannés, de fichiers informatiques tels que textes, tableurs, photos, vidéos, etc. Leur contenu peut être de diverses natures : contrat avec les fournisseurs, cahiers des charges des clients, contrats de travail ou bons de commandes par exemple.

L’intérêt de la gestion informatisée des documents
Les documents ont pour mission de rendre aisée la traçabilité d’une opération. On les sort immanquablement en cas de litige, car ils servent de preuve. Ce ne sont pas tous les dossiers qui circulent dans l’entreprise qui sont pourtant gardés, d’où également l’intérêt de déterminer leur durée de vie. L’utilisation d’un logiciel facilite nettement leur stockage numérique. Cet outil permet aussi de fixer quels sont les départements qui y ont accès et ceci n’est possible que grâce à l’installation réseau de la base de données. L’adoption d’une solution informatisée réduit l’archivage de documents papier qui est trop coûteux et difficile à administrer.

L’utilisation concrète d’un logiciel dans la vie quotidienne de l’entreprise
Concrètement, chaque pièce doit être disponible à n’importe quel moment dès qu’elle est sollicitée par un département. C’est le logiciel d’archivage qui permet d’harmoniser le travail entre les services, puisque la communication passe mieux entre eux. En effet, un utilisateur n’a plus besoin que le document lui arrive par le cahier de transmission avant de traiter les données qui lui sont nécessaires. Une facture bouclée par un vendeur sur un logiciel de gestion commerciale ERP est par exemple immédiatement consultable par la comptabilité. La circulation manuelle du document est ainsi supprimée, car elle réduit le temps de réactivité des décideurs en étant trop chronophage.

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